La matrice Hoshin Kanri expliquée de A à Z

Qu'est ce que la Matrice Hoshin Kanri X ?

La matrice Hoshin Kanri X est un outil de planification stratégique conçu pour aider les organisations à aligner leurs objectifs à long terme avec leurs tâches quotidiennes. Elle visualise efficacement la relation entre les objectifs stratégiques, les percées nécessaires, les objectifs annuels et les axes d'amélioration.

La matrice X sert de feuille de route, assurant que tous les niveaux de l'organisation avancent en harmonie vers des objectifs communs. La matrice Hoshin Kanri X non seulement promeut une communication transparente au sein de l'organisation, mais se concentre également sur les résultats mesurables et le suivi continu. Ce qui en fait un outil de choix pour l'exécution efficace d'une stratégie à long terme.

Le nom vient du X qui divise la matrice en 4 points clés :

• Objectifs à long terme (sud)
• Objectifs annuels (ouest)
• Priorités de haut niveau (nord)
• Indicateurs à améliorer (est)

Aux coins de la matrice, les dépendances entre les activités de chaque section sont visualisées.

Une matrice X typique ressemblerait normalement à ceci :

source : www.bscdesigner.com/fr

Comment mettre en place cette Matrice X ?

En général, ce sont vos managers ou chefs de projets qui sont responsables de la mise en place de la matrice. Pour mettre en place un matrice efficace, et l'appliquer par la suite pour en récolter les fruits, plusieurs étapes sont à prendre en compte.

Étape 1 : Définir votre vision stratégique et vos objectifs

Vous devez commencer par les objectifs à long terme. En Hoshin Kanri, ils se situent normalement entre 3 et 5 ans.

Listez-les dans le quadrant inférieur de la matrice X et gardez à l'esprit que chaque initiative comportera de nombreuses tâches plus petites que votre équipe devra traiter avant d'atteindre l'objectif.

Un moyen simple de calculer le nombre total de tâches que votre équipe devra accomplir est de décomposer chaque initiative en un plan d'exécution jusqu'à la plus petite tâche possible avant de lister le prochain plan à long terme dans la matrice.

Étape 2 : Définir les objectifs clés à moyen terme

Après avoir défini vos objectifs à long terme, préparez les objectifs les plus importants que vous souhaitez atteindre dans un laps de temps plus court (par exemple, 1 an) et placez-les dans le quadrant gauche de la matrice Hoshin.

Pour les créer, vous devez choisir en priorité ce que vous devez accomplir en premier pour rester sur la bonne voie, puis construire vos autres objectifs à partir de là.

Étape 3 : Définir les actions à court terme et les indicateurs

Ensuite, vous devez remplir la partie supérieur avec les activités les plus importantes que votre équipe doit accomplir pour atteindre les objectifs à court terme. Il s'agit essentiellement de votre liste de tâches pour les mois à venir.

Le quadrant droit est destiné aux indicateurs qui vous permettront de rester sur la bonne voie lors de l'exécution des objectifs de l'entreprise.

Étant donné que toutes vos équipes Lean ont leurs propres indicateurs de performance clés distincts, vous devez être prudent lorsque vous placez les indicateurs clés sur la matrice Hoshin Kanri X.

Étape 4 : Choisir des indicateurs de performance clés

Avec vos parties prenantes, vous pouvez désormais choisir les points (matérialisés par des indicateurs) les plus importants que vous devez améliorer et les inscrire sur le diagramme.

En suivant cela, juste à côté des indicateurs clés, vous devez lister les principales parties prenantes responsables de la réalisation des activités dans le quart supérieur de la matrice.

Pour plus de clarté, nous vous recommandons de lister uniquement les personnes responsables de la livraison du travail de l'équipe, autrement dit les managers.

Étape 5 : Relier les points

Enfin, vous devez compléter le tableau en spécifiant les dépendances entre chaque élément de votre matrice.

Il est conseillé de rester simple dans la personnalisation de vos moyens d'indication et de ne pas ajouter plus de 3 types de corrélations différentes.

Par exemple, vous pouvez lister une méthode de corrélation primaire et une secondaire. Pour les distinguer, utilisez différentes figures pour les visualiser (cercles, triangles, carrés, etc.).

Vous pouvez appliquer toutes sortes de figures géométriques, mais rappelez-vous que la matrice doit rester transparente et que chaque personne doit comprendre l'information en un coup d'œil.

Pour marquer les dépendances entre les quadrants dans votre matrice Hoshin Kanri X, vous devez placer une figure appropriée dans les carrés aux intersections entre chaque quadrant dans les coins du diagramme.

Exemple de matrice X

Dans cet exemple assez scolaire, imaginons une agence bancaire utilisant la matrice Hoshin Kanri X :

Objectifs à Long Terme (Sud)

• Développer les services bancaires numériques pour attirer une clientèle plus jeune.
• Augmenter la satisfaction globale des clients de 30 % au cours des 5 prochaines années.
• Accroître les services de gestion des investissements de la banque.
• Devenir la banque leader en prêts hypothécaires dans la région.

Objectifs Annuels (Ouest)

• Lancer une nouvelle application bancaire mobile cette année.
• Améliorer les évaluations du service client de 6 % cette année.
• Augmenter les actifs sous gestion de 15 %.
• Augmenter les approbations de prêts hypothécaires de 20 %.

Priorités d'Amélioration de Haut Niveau (Nord)

• Développer et lancer une application bancaire mobile améliorée avec des fonctionnalités comme le dépôt de chèques mobiles et des outils de budgétisation.
• Mettre en place un nouveau programme de formation au service client pour tout le personnel en contact avec les clients.
• Déployer des campagnes de marketing ciblées pour les services d'investissement.
• Lancer une offre de taux d'intérêt compétitifs pour les prêts hypothécaires.

Indicateurs (Est)

• Nombre de téléchargements de l'application et utilisateurs actifs mesurés mensuellement.
• Scores de satisfaction client issus d'enquêtes trimestrielles.
• Croissance annuelle des actifs sous gestion.
• Taux mensuel d'approbation des prêts hypothécaires.

Dans cet exemple, l'initiative de développer et de lancer une application mobile améliorée vise à attirer et à fidéliser une clientèle plus jeune qui préfère les services numériques. Cela soutient directement l'objectif annuel de déployer une nouvelle application et soutient indirectement l'objectif à long terme d'étendre les offres numériques.

Idem pour le programme de formation au service client est conçu pour améliorer la qualité des interactions, impactant directement l'objectif de cette année d'améliorer les évaluations du service client et alimentant finalement l'objectif plus large d'améliorer significativement la satisfaction client sur cinq ans.

Avec la martice, l'agence s'assure que tous les efforts stratégiques sont alignés et contribuent efficacement aux objectifs immédiats et futurs.

Pour conclure

La matrice Hoshin Kanri X est un excellent outil de lean management qui vous permet de :

• Visualiser votre stratégie à long terme et la décomposer pour aligner les objectifs avec les actions.
• Mettre l'accent sur les initiatives les plus importantes que vous devez prioriser.

Il est aussi possible de relier Hoshin Kanri à d'autres méthodes Lean comme Kanban par exemple pour lier les bénéfices des deux méthodes.