La GED : Qu'est ce que c'est ? Que permet le logiciel ?

GED définition

GED définition : L’acronyme signifie gestion electronique des documents permet d’optimiser la gestion et l’exploitation des documents et de ses données associées, par des moyens électroniques spécialisés et performants.

Ce procédé informatisé vous permettra de gérer et organiser vos documents au sein de votre organisation.

Pourquoi utiliser un logiciel GED?

Un logiciel de GED gère le cycle de vie complet d’un document électronique allant de sa création à sa destruction, en passant par la modification, publication, diffusion de manière à optimiser l’accès au document.

Vous pourrez ainsi maîtriser toute l’information produite, gérée, échangée sous forme de documents, les organisations pourront réduire leurs coûts et délais, gagner en qualité et productivité.

La mise en place d'une GED et son utilisation:

La gestion électronique des documents suit 4 grandes étapes indispensables:

• L’acquisition de documents : Permettant de créer, enregistrer, classer et indexer les documents.

• La gestion des documents : les opérations sur les documents (sécurité, administration, variation et évolution des documents)

• Le stockage de documents : Prendre en compte la durée de conservation et s’il doit être révisé ou archivé. Pour cela, on prend en compte, le support, l’organisation, la durée de conservation et la possibilité de réviser le document avant de le détruire.

• La diffusion des documents : Pouvant se faire via l’intranet ou l’internet.

Les bénéfices

La mise en place d’une GED dans votre système de gestion vous apportera de nombreux avantages et bénéfices considérables aux organisations.

• S’intègre sans problèmes à votre système informatique
• La collaboration de tous les documents dans une seule et même base et le partage des documents se fait via la solution ged.
• L’information est disponible par tous, à tout moment et à tout endroit. Ainsi en rassemblant dans un seul et même dossier numérique permet de limiter la circulation de documents et la diminution du risque de pertes.
• Véritable sauvegarde externe permettant de sécuriser le stockage ainsi que l’accès aux documents importants ou confidentiels et ainsi la perte de certains d’entre eux

Intégration d'une GED dans votre ERP

L’intégration d’un outil de GED à l’ERP est considérable, si vous cherchez à structurer votre organisation. Ainsi vous pourrez avoir un partage de l’information, la traçabilité des opérations, la réduction des coûts, …

Un grand nombre de documents (commerciaux, contractuels, informationnels, techniques ou de maintenance) se retrouvent dans votre système d’information.

Le problème ? Ces documents sont souvent dispersés dans les différents services et de manière déstructurés.

En mettant en place un trio ERP-GED-Collaboration, vous vous simplifierez la tâche dans votre recherche d’information tout en vous permettant de gagner du temps.

Les différents types de GED

Il existe différents types de GED destinées à différents usages.

• La GED administrative, permet de numériser puis de classer les documents administratifs (factures, fiches techniques, formulaires, devis, …). Ces fichiers numérisés pouvant être ensuite mis en utilisation/consultation libre via le réseau interne de l’entreprise.

• La GED bureautique regroupe l’offre de progiciels de travail collaboratif permettant d’échanger des documents, de les lire dans leur format d’origine (Word, Excel, Power Point, Outlook, …) voire de les modifier depuis n’importe quel poste de travail.

• La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques. Pour réaliser cette gestion, il faut mettre en place un puissant moteur de recherche (multicritères, formulaires, devis pour que chaque fonction de l’entreprise puisse exploiter efficacement les multiples ressources mises à leur disposition.

Conclusion

Mettre en place un projet GED en passant par les 4 étapes indispensables ne sera pas suffisant pour mener à bien ce projet.

En effet, la valeur ajoutée de cet outil sera la méthodologie de travail adaptée et l’outil n’est que le support de cette méthodologie.

Pour rendre une solution efficace, il faut consacrer un budget dans l’accompagnement et la mise en œuvre de la solution, que ce soit pour la partie décisionnelle comme pour la partie opérationnelle. Ainsi l’organisation pourra anticiper les effets et risques d’un passage à un outil de gestion électronique des documents (doublements des informations, sécurité, intégrité, traçabilité, stockage, …)

La mise en place d’un outil comme la GED menait à bien peut devenir un véritable atout pour votre entreprise car il permettra de mieux maîtriser sa gestion du contenu, sa gestion documentaire, son stockage, sa sécurité, sa dématérialisation et le traitement des documents et ainsi optimiser le travail collaboratif.