L'EDI à quoi ça sert ?

EDI, ce terme vous dit sûrement quelque chose et vous l'avez peut être croisé en vous renseignant sur un logiciel particulier (sur Lebonlogiciel par exemple).

Alors, qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ? (Spoiler : La réponse est juste en dessous...)

L'EDI, acronyme d'Electronic Data Interchange, est un outil qui simplifie la vie des entreprises en rendant les échanges commerciaux bien plus simples. En somme, l'EDI, c'est comme une super version électronique des échanges de documents commerciaux, avec l'EDI, tous ces échanges se font de manière organisée et surtout standardisée.

Dans cet article, nous allons explorer en détail ce qu'est l'EDI, comment il fonctionne, et quels sont ses principaux avantages.

Comment ça se passe les EDI ?

L'Échange de Données Informatisé, ou EDI, remplace avantageusement les échanges physiques de documents entre entreprises, tels que les bons de commandes, les factures, les bons de livraison, etc. Ces échanges se font selon un format standardisé entre ordinateurs connectés par des liaisons spécialisées ou par un réseau à valeur ajoutée (RVA). Les données échangées sont structurées conformément à des normes techniques internationales assurant ainsi une cohérence et une interopérabilité optimales.

Techniquement comment fonctionne l'EDI ?

L'EDI peut dématérialiser tous les documents commerciaux, tels que les bons de commande, les ordres d'achat, les factures, les paiements, les avis d'expédition et même les documents douaniers. Cependant, pour que les ordinateurs puissent traiter ces flux de manière automatisée, les documents doivent respecter un format standard. Plusieurs normes, comme XML et OCI, existent pour les différents types de messages. Avant de commencer, les entreprises doivent se mettre d'accord sur quel format utiliser (version, norme...) pour éviter toute erreur de compatibilité et par conséquent toute perte de temps liée.

Il existe deux types de normes EDI :

• La norme propriétaire - qui est développée pour une société ou un secteur spécifique.
• La norme publique - norme développée pour être utilisée librement peu importe le secteur.

Pour éclaircir cet obscur concept de normes, en voici des couramment utilisées selon certaines industries :

• EDIA pour le transport.
• COMPROD pour le secteur de l'acier.
• VDA pour l'automobile en Europe.

Comment réussir la mise en place de son EDI ?

Généralement, quatre étapes sont mises en œuvre pour mettre en place un processus EDI fiable et fonctionnel.

1. Évaluer ses besoins : Avant tout, identifiez pourquoi vous souhaitez mettre en place l'EDI. Analysez vos besoins en termes d'échanges de données, de partenaires commerciaux et de types de documents. .

2. Choix des normes et formats : Sélectionnez les normes et formats de messages EDI adaptés à vos besoins et compatibles avec ceux de vos partenaires. Les normes courantes sont par exemple EDIFACT, XML, et OCI.

3. Tests et validation : Avant de lancer l'EDI en production, effectuez des tests approfondis avec vos partenaires ou d'autres établissements pour vous assurer que les échanges de données se déroulent correctement. Validez le fait que les messages soient bien interprétés et intégrés dans les systèmes.

4. Déploiement, suivi et optimisation : C'est tout bon ! Désormais, c'est comme tout, il ne reste plus qu'à monitorer et à optimiser. Mettez en place un suivi régulier pour surveiller les échanges, détecter les erreurs, et résoudre les problèmes rapidement.

Les avantages

Restons sur le chiffre quatre avec quatre avantages clés de l'EDI  :

1. Automatisation des processus : Qui dit automatisation dit gain de temps. L'EDI permet l'automatisation des échanges de données, réduisant ainsi la dépendance aux processus manuels. Cela accélère les échanges, réduit les risques d'erreurs humaines et libère du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.

2. Réduction des coûts : En automatisant les échanges de données et en minimisant la manipulation manuelle de documents, l'EDI permet de réaliser des économies significatives. Les coûts liés à l'impression, la gestion du papier, l'affranchissement et la saisie manuelle de données sont considérablement réduits voire supprimés.

3. Meilleure qualité de service : Les processus d'EDI étant plus rapides et plus précis, les entreprises bénéficient d'une efficacité opérationnelle accrue. Les délais de traitement sont réduits, les stocks sont mieux gérés, et les relations avec les partenaires commerciaux s'améliorent. Ce qui nous fait une transition avec le prochain avantage.

4. Meilleures relations commerciales : L'EDI favorise une communication plus rapide, plus précise et plus fluide entre les entreprises. Il réduit les erreurs de communication et les retards, ce qui renforce les relations de confiance avec les partenaires commerciaux et améliore la satisfaction client au final. De plus qui dit moins de temps passé sur l'aspect administratif, dit plus de temps passé à l'amélioration du service entre entreprises, baisse des coûts etc...

Exemples d'utilisation de l'EDI

Quoi de mieux pour finir que quelques exemples. Comme nous l'avons vu l'EDI est largement adopté dans de nombreuses industries. Par exemple, dans le secteur de la grande distribution, les fournisseurs utilisent l'EDI pour envoyer des informations sur les produits et les niveaux de stock aux détaillants. Dans le domaine de la santé, l'EDI est utilisé pour transmettre des informations sur les réclamations d'assurance entre les prestataires de soins et les compagnies d'assurance. Dans le secteur automobile, les fabricants de pièces utilisent l'EDI pour gérer les commandes et les livraisons avec les constructeurs automobiles. Vous l'aurez compris il y'a autant d'exemples qu'il y'a de types d'activité !

Conclusion

L'EDI, ou Échange de Données Informatisé, a révolutionné la manière dont les entreprises effectuent leurs échanges commerciaux. En remplaçant les méthodes traditionnelles par des échanges informatisés standardisés, il offre une efficacité accrue, des coûts réduits et des relations commerciales améliorées. Toute entreprise désireuse de rester compétitive dans le monde moderne des affaires passe par l'EDI pour optimiser ses processus et rester en phase avec les demandes du marché.