Gestion documentaire en mairie : quel outil pour les collectivités ?

Les mairies sont responsables d'une diversité de documents essentiels au fonctionnement efficace de leurs services, y compris des courriers, arrêtés, délibérations, actes d'état civil, dossiers d'urbanisme et marchés publics. La gestion des documents en mairie, souvent volumineuse et sensible, nécessite une organisation rigoureuse, garantissant à la fois accessibilité et sécurité, tout en se conformant aux exigences légales telles que celles du protocole PES v2 pour la dématérialisation des échanges administratifs et financiers. En 2024, les collectivités et associations représentaient respectivement 9 % et 24 % des incidents de cyberattaques, selon les données de l'ANSSI sur la cybermenace.

Face à ces enjeux, adopter une un logiciel GED pour les mairies et collectivités s'avère crucial pour moderniser les procédures au sein des collectivités municipales. Examinez les défis auxquels elles sont confrontées et le rôle clé que la GED peut jouer pour les surmonter.

Pour en savoir plus : La GED Plug&Play d'Open Bee

Les défis à relever pour la gestion des collectivités

1. Organisation Efficace des Documents Publics

Les agents publics doivent faire face à un volume important de documents sur une base quotidienne, nécessitant une traçabilité pour le suivi des décisions administratives et la prévention des pertes d'informations. Il est fondamental de faciliter l'accès pour les agents, les élus et les partenaires externes tout en protégeant la confidentialité de certaines données sensibles.

2. Conformité aux Réglementations

Les collectivités doivent se plier à plusieurs réglementations strictes, telles que le RGPD et le Code du patrimoine. Ces exigences garantissent que les documents et données personnelles soient conservés de manière sécurisée. Les protocoles comme PES v2 sont également cruciaux pour assurer la conformité des échanges électroniques, notamment en ce qui concerne les documents financiers.

3. Sécurité Documentaire

L'augmentation des cyberattaques ciblant les collectivités souligne l'importance de sécuriser les données et les échanges. La mise en place d'une GED devient indispensable, centralisant les documents, automatisant leur classement et préservant leur intégrité, tout en optimisant la gestion documentaire.

Comment la GED aide les collectivités

Automatisation du Classement

Une GED centrale permet d'organiser tous les documents municipaux dans un système structuré, facilitant ainsi leur classement et leur recherche. La fonction de traitement des courriers entrants est particulièrement utilisée, car elle permet de gérer efficacement le flux de documents entrants.

La GED facilite également la gestion du cycle de vie des documents, respectant les normes de conservation, permettant ainsi une gestion adaptée selon l'usage et l'importance des documents.

Respect des Normes

Pour répondre aux exigences du Code du patrimoine, la GED offre des fonctionnalités de conservation rigoureuse des archives publiques. Elle garantit l'intégrité des documents via des systèmes d'horodatage et de signatures électroniques, renforçant ainsi leur authenticité.

Sécurisation des Documents

La GED fournit des mécanismes de sécurité avancés pour protéger les données sensibles. L'accès est contrôlé selon les rôles des utilisateurs, et des mesures de traçabilité permettent de surveiller les interactions avec les documents, augmentant ainsi la transparence et la responsabilité.

Ebook : comment la GED sécurise vos documents

Pourquoi adopter une GED en mairie dès maintenant ?

Au-delà de la centralisation, de la réglementation et de la sécurité, la GED rassemble tous les outils nécessaires à la gestion documentaire en une seule plateforme. Cela permet de réduire les coûts et d'économiser du temps, tout en facilitant la dématérialisation des documents comme les bulletins de paie et autres documents administratifs.

En intégrant la GED avec des systèmes tels que Chorus Pro, les collectivités assurent la gestion des factures électroniques tout en respectant les normes en vigueur. De plus, elle simplifie les processus de signature électronique et l'envoi de convocations, optimisant ainsi l'administration.

En résumé, la GED est un outil essentiel pour les collectivités, permettant de centraliser les processus administratifs, tout en assurant des échanges sécurisés avec les partenaires externes. En modernisant la gestion documentaire, les mairies peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et réduire les risques associés à la gestion des documents papier.