GED et DAM : le combo gagnant !

La transformation numérique donne lieu à de nouvelles façons d'évaluer les contenus et les actifs numériques. Les volumes augmentent rapidement, leurs utilisations changent, tout comme les besoins des entreprises en matière de gestion de ces éléments. Les systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) se superposent désormais souvent à des systèmes de gestion de contenu qui en étaient autrefois distincts ; ce couplage repousse les limites de ce qui est possible dans ces deux domaines.

Rappel

C'est quoi la GED ?

La GED, ou gestion électronique des documents, est l'un des outils utilisés par une entreprise pour mettre en œuvre la gestion de contenu d'entreprise. L'ECM/CCM (Enterprise Content Management/Customer Communication Management) aide les entreprises à dématérialiser et à archiver les flux de documents ; quant au logiciel de gestion du cycle de vie du Customer Communication Managements, il assure le suivi des documents de leur création à leur retrait).

Dans tous ces processus, la GED numérise des documents et des données pour faciliter leur exploitation. Les documents numérisés ne constituent souvent qu'une simple représentation de la valeur ajoutée, et non sa totalité (un plan, une note de production ou un mémo technique). Les documents du lot comprennent des fiches de paie, des contrats, des bons de commande et des factures. Ils sont traités sous différents formats, tels que des pièces jointes à des courriels, des fichiers image ou des documents Word (ou des feuilles de calcul Excel).

C'est quoi le DAM ?

Alors que le DAM, ou Digital Asset Management, était auparavant un système de gestion du stockage et de la récupération de documents et d'autres données, il est désormais devenu un outil essentiel pour le suivi de tous les produits numériques, des images aux logiciels.

Contrairement à la GED, le DAM s'intéresse aux actifs qui ont un impact plus important sur l'entreprise. Il s'agit notamment de documents et de données tels que les contrats, les factures - des actifs qui ne génèrent pas de revenus par eux-mêmes mais qui sont néanmoins essentiels aux opérations. La gestion des actifs numériques touche à des domaines stratégiques : la gestion des ressources de la marque, la gestion des ressources de production et la chaîne d'approvisionnement numérique pour distribuer le contenu aux détaillants numériques...

L'avenir

Pourquoi faut-il coupler GED et DAM 

Il est déjà courant de gérer certains actifs numériques modestes avec des outils de GED. Ceux-ci peuvent être utilisés dans le cadre du DAM pour des "objets" simples et de petite taille - mais lorsque les volumes de produits atteignent une masse critique, il faut des solutions construites sur mesure à partir de zéro.

L'association GED-DAM prend tout son sens dans le contexte de la transformation numérique, car elle indique un moyen de briser le cloisonnement des ressources et de s'orienter vers un échange de connaissances intégré. Mais sur le papier, les solutions à ces problèmes ont des points communs : Elles peuvent fonctionner ensemble. Les actifs numériques de grande taille (comme mentionné ci-dessus) ont tendance à causer des problèmes similaires et nécessitent des solutions similaires.

En utilisant une approche intégrée qui combine les deux solutions, il est possible d'avoir une continuité sans faille de la gestion du contenu - de la gestion des informations à la vente de produits et de services. Les outils numériques, contrairement aux systèmes traditionnels qui se concentrent sur des applications uniques comme la gestion des documents ou la gestion des actifs numériques, réunissent les forces des deux.

Ils peuvent vous aider à évaluer plus précisément la valeur de vos actifs numériques à un moment où la gouvernance de ces derniers devient de plus en plus importante.

Pour aller plus loin: L'obligation de la facturation électronique, décalée à 2024.