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Faire une signature électronique légalement reconnue

Proposé par Camille BOULET
En poste chez LeBonLogiciel.com
09/11/2022

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Image de l'article Faire une signature électronique légalement reconnue
Comment mettre en pratique la signature électronique ? Découvrez le contexte juridique dans lequel elle s'inscrit

À mesure que les entreprises se tournent de plus en plus vers le commerce électronique, la question des signatures électroniques légales devient inévitable. Il ne s'agit pas ici de simplement parapher numériquement un document ou de numériser une signature manuscrite, mais plutôt d'établir un processus complet pour garantir une conformité totale avec les normes juridiques. Afin de garantir l'authenticité et l'intégrité des documents, vous avez besoin d'un certificat de signature électronique émis par un tiers de confiance. Ce certificat garantit que votre document n'a pas été modifié ou altéré de quelque manière que ce soit.

Mais comment mettre en pratique la signature électronique ? Découvrez le contexte juridique dans lequel elle s'inscrit et apprenez à apposer votre première signature électronique certifiée, le tout sur un site dédié.

 

Comment fonctionne la signature électronique ?

La signature électronique est une séquence unique de caractères qui identifie le signataire et accompagne tout document envoyé sur Internet. Ce procédé utilise la cryptographie, ou codes secrets, pour s'assurer que les documents ne sont pas falsifiés.

Le pouvoir d'une signature numérique réside dans le cadre juridique sur lequel elle repose, mais cela peut ne pas être apparent à la lecture du document lui-même.

Si les outils utilisés pour créer une signature électronique sont différents de ceux utilisés pour créer une signature manuscrite, elle peut formaliser le consentement d'un signataire à des documents qui doivent être approuvés.

Veuillez noter qu'une signature électronique est associée à un certificat à usage unique et n'est utilisée que pour la transaction signée.

 

Le cadre légal

Pour avoir la même valeur juridique qu'une signature manuscrite, une signature électronique doit pouvoir : approuver les documents ; identifier clairement la personne qui les a signés (c'est-à-dire l'individu qui le fait) ; garantir que cette personne a effectivement accepté ce qu'elle signe ; et assurer l'intégrité des documents tout au long de leur cycle de vie.

La signature électronique doit être créée à l'aide d'une méthode contrôlée exclusivement par le signataire, et elle doit être liée à ses données connexes afin que toute modification apportée ultérieurement puisse être détectée.

Le cadre juridique qui définit la signature électronique :

L’article 1 366 du Code civil français, dit que "Un document électronique a la même valeur juridique qu'un document écrit s'il peut être prouvé qu'il provient d'une personne qui est légalement responsable de son contenu, et pour autant que les conditions soient réunies pour assurer sa fiabilité.

Le Référentiel Général de Sécurité ou RGS renforce la confiance des utilisateurs dans les services à distance fournis par les autorités publiques et vise à atteindre cet objectif en établissant un ensemble commun de bonnes pratiques.

Le règlement eIDAS, qui harmonise les processus de signature électronique dans toute l'Union européenne, a été promulgué le 23 juillet 2014. Elle établit un cadre juridique pour l'utilisation des signatures électroniques, y compris les formes simples et avancées.

 

Signature électronique sur le marché public

À compter du 1er octobre 2018, toutes les entités du secteur public seront tenues d'utiliser une signature électronique avancée telle que définie par le règlement eIDAS lorsqu'elles soumissionneront à des marchés publics.

Les certificats RGS, la norme précédente utilisée dans ce cas, restent valables jusqu'à leur date d'expiration.

 

Comment faire une signature électronique ?

Choisissez un prestataire certifié

Pour faire apposer une signature électronique juridiquement valable sur votre document, vous pouvez faire appel à un prestataire de services de signature électronique et d'archivage. Les opérations qu'il effectue sont enregistrées et archivées automatiquement et de manière sécurisée.

Lorsque vous souhaitez utiliser une signature électronique avancée ou qualifiée, choisissez un tiers de confiance.

La signature d'un document électronique consiste à associer votre signature à un certificat accrédité par une autorité publique. Cette délivrance nécessite l'envoi de documents d'identité pour vérifier que vous êtes bien celui que vous prétendez être.

Les certificats sont généralement fournis via une clé USB cryptographique.

 

Comment signer un document électronique

Pour signer un document avec une signature électronique : Vous cliquez sur le lien d'accès qui vous a été envoyé par e-mail. Vous lisez la version numérique du document et en acceptez les termes. Un code de sécurité est alors envoyé à votre téléphone par SMS, qui, lorsqu'il est saisi dans une case située en bas de page, donne une valeur légale.

 

Signer directement vos documents Word ou PDF : 

Tous les formats de fichiers peuvent être signés électroniquement (Word, XML, PDF, JPG), même s'ils ne sont pas chargés dans un logiciel dédié.

Toutefois, étant donné l'importance de la sécurité et de la conservation des documents, il est généralement recommandé d'utiliser le format PDF pour protéger vos documents électroniques.

Il vous suffit d'intégrer votre signature électronique aux documents en utilisant les options disponibles dans votre version, comme le montrent les tutoriels Word et PDF.

 

Faire signer un document

Pour créer le document, vous devez disposer d'un logiciel : 1. vous configurez ou importez le document dans le format de votre choix ; 2. vous sélectionnez les paramètres et les signataires de cette demande ; 3. vous envoyez un e-mail au destinataire.

Il vous suffit de suivre l'état d'un document en temps réel, en veillant au respect des délais (et en assurant le suivi si nécessaire), puis de le recevoir et de l'archiver dans votre coffre-fort numérique une fois terminé.

 

Cliquez, et c'est signé !

La dématérialisation - l'abandon des produits physiques au profit de ceux qui existent en ligne, dans votre appareil mobile ou sur les réseaux sociaux (et qui ne nécessitent pas d'achat) - n'est pas une mode mais une réalité opérationnelle qui accélère les processus d'entreprise.

Dans un cadre sécurisé et contrôlé, les avantages pour les organisations - y compris les petites entreprises et les grands groupes - sont considérables. En éliminant les échanges de papier et en mettant en place un système de signature électronique, les entreprises peuvent améliorer leur productivité.

Selon une étude sur l'impact économique total réalisée par Forrester pour Docusign, l'utilisation de ce service vous fait économiser 2,2 heures par contrat !

Le cadre juridique des signatures électroniques est devenu plus clair, et les entreprises qui ont été agréées en tant que tiers de confiance suivent des normes précises. Ils offrent les meilleurs services tout en garantissant la valeur juridique des documents électroniques. Cliquez pour découvrir un monde où la preuve numérique n'est qu'à un pas : avez-vous choisi votre tiers de confiance pour vos signatures électroniques ?

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Camille BOULET
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