Factures, commandes, lettres de voiture : comment Deltic a sorti une PME transport de la saisie à la main

La roue tourne, mais les journées filent

Thomas est responsable administratif et financier dans une PME de transport.
Cent cinquante personnes.
Une vingtaine au bureau, le reste sur la route.

Son problème n'est pas le manque de travail. C'est son type.

Chaque jour, son équipe recopie des informations déjà présentes sur des documents.

Une facture reçue par mail ? Ressaisie dans le logiciel de comptabilité.
Une commande client en PDF ? Retapée champ par champ dans le TMS.
Une lettre de voiture manuscrite ? Triée, associée à la bonne commande, classée à la main et en pile sur le bureau le vendredi soir.

Thomas doit courir après les informations et ne peut jamais sortir un récapitulatif de trésorerie à jour.

Le vendredi soir qui change tout

Ce soir-là, Thomas regarde sa pile de carnets à souche.

Il pense à sa comptable qui passe deux jours par semaine à comparer les factures d'affrètement avec le TMS ligne par ligne, transport par transport.
Il pense à la personne dont le seul travail, du matin au soir, est de saisir les commandes clients.

Tout ça, c'est de la recopie.

Le responsable administratif et financier savait déjà que tout ceci pouvait être automatisé.
Il n'avait juste pas encore pris le temps de chercher.

Quatre problèmes. Une solution.

En cherchant sur internet, Thomas découvre Deltic.

Pure player de la dématérialisation, Deltic accompagne les entreprises de nombreux secteurs d'activité, avec une expertise reconnue dans le transport depuis huit ans.

Cet intégrateur ne propose pas une solution générique, mais des modules construits autour de quatre points douloureux précis qui touche son métier :

1️⃣ Frais généraux : captation, classement et saisie automatique en comptabilité, puis workflow de validation.
Fini le papier qui traîne deux semaines avant d'être approuvé par l'atelier.

2️⃣ Factures d'affrètement : comparaison automatique entre chaque ligne de facture et les données du TMS.
L'opérateur ne traite plus que les anomalies.
Ce qui prenait deux jours par semaine devient une vérification de quelques minutes.

3️⃣ Commandes clients : le module lit les PDF et les mails, identifie les informations utiles et pré-remplit les champs du TMS.
Sur cent commandes reçues, quatre-vingts arrivent complètes.
Les vingt restantes sont présentées à l'opérateur avec uniquement les champs manquants à renseigner.

4️⃣ Lettres de voiture : une lecture par IA qui analyse les pixels plutôt que de reconnaître des caractères traite même les documents manuscrits.
Classement automatique dans le bon dossier, rapprochement avec l'ordre de transport correspondant.

Une avancée pas à pas en 4 mois

Pour déployer la gestion électronique des documents, Deltic commence par un audit.
Gratuit, sans engagement.

L'équipe analyse les flux entrants et sortants, les outils en place, les priorités réelles de l'entreprise.

Viennent ensuite des démonstrations, pas seulement pour la direction, mais pour les équipes opérationnelles.
Leur montrer concrètement à quoi ressemblerait leur quotidien.
Les rassurer autant que les convaincre.

Une fois le projet lancé, un chargé de projet dédié, qui connaît le secteur, accompagne le déploiement module par module.
Deux semaines de recettage en conditions réelles avant la généralisation.

Il ne restait plus qu'à former les équipes, et en quatre mois, l'outil est adopté.

Pour la suite, des équipes joignables directement à La Rochelle pour les accompagner sur l'usage.
Pas de support client externalisé : des humains qui connaissent le dossier, à 20 mètres les uns des autres.

Le lendemain qui ressemble à après-demain

Aujourd'hui, la saisie des commandes clients prend une heure le matin et une heure l'après-midi, contre une journée entière avant.
Les comptables ne courent plus après les factures.
Thomas sort ses récaps quand il en a besoin.

Et si quelqu'un part en vacances, le processus continue sans interruption.
Parce qu'il ne repose plus sur une seule personne.

L'entreprise n'a pas recruté davantage.
Elle a arrêté de payer des collaborateurs à recopier ce que des outils font mieux et plus vite.
Les équipes ont troqué la saisie contre de la vraie analyse : négociation fournisseurs, détection des coûts cachés, suivi des marges.

Pour Thomas, c'est enfin une pile qui ne grossit plus le vendredi soir.
Et pour la direction, c'est un tableau de bord qui reflète la réalité, en temps réel.

La transformation n'est pas spectaculaire à raconter, mais elle a métamorphosé leur quotidien.

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