Dématérialisation/Numérisation, c'est quoi la différence ?

La numérisation : une approche globale et stratégique pour définir

Dans un sens strictement technique, la "numérisation" est l'application de nouvelles technologies qui rendront obsolètes les tâches manuelles fastidieuses en augmentant la productivité et la rentabilité. Dans un monde de plus en plus numérique, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs reconnaissent qu'une approche numérisée est non seulement possible, mais qu'elle peut produire de réels avantages pour les résultats.

La numérisation est un projet global qui ne concerne pas seulement une partie de l'entreprise, mais qui a un impact sur tous les domaines :

• Numérisation des échanges grâce à des environnements dédiés
• Un système de gestion de la relation client 100% numérique pour répondre aux besoins de ses clients.
• Intelligence artificielle (IA) et technologies de l'internet des objets (IoT)
• Utilisation de l'informatique en cloud et des solutions SaaS pour atteindre les objectifs de l'entreprise.
• L'adoption généralisée de logiciels de GED et de dématérialisation
• Une approche globale de la numérisation permet de gagner du temps, de rendre les entreprises plus compétitives et plus efficaces.

Pourquoi la crise sanitaire a-t-elle incité davantage d'entreprises à adopter des pratiques numérisées ?

D'innombrables entreprises ont déjà entamé leur transformation numérique. Mais la récente crise sanitaire a obligé de nombreuses autres sociétés à accélérer ce processus. L'essor du télétravail a changé la culture du travail et la façon dont nous faisons des affaires. Mais pour les cadres qui n'avaient pas encore amorcé leur virage numérique, ils se sont soudain retrouvés à partir de zéro - et c'était une course contre la montre.

Pour rester compétitives, les entreprises ont été contraintes de se réinventer tout en veillant à ce que tous les employés - même ceux qui télétravaillent - aient accès aux données essentielles. Elles y sont parvenues en renforçant la collaboration entre les équipes distantes et en maintenant (voire en augmentant dans certains cas) le rythme de traitement des demandes des clients.

La numérisation étant devenue une force majeure dans les entreprises, celles-ci n'ont eu d'autre choix que d'adopter la technologie numérique et de s'équiper des nouveaux outils nécessaires à leur réussite. Les gestionnaires ont rapidement adopté la dématérialisation et les logiciels de gestion électronique des données (GED) comme moyen de rationaliser leurs opérations. Cependant, de nombreuses entreprises semblent ne pas savoir comment ces technologies s'intègrent dans leurs stratégies globales.

La dématérialisation : un concept fondamental de la numérisation !

La dématérialisation - le processus de transfert des actifs et des informations des formes physiques aux formes numériques, ainsi que le changement plus général de nombreuses entreprises vers un fonctionnement dans un environnement largement virtuel - est une conséquence inévitable de la numérisation.

La dématérialisation est un processus qui permet aux entreprises de prendre le contrôle de leurs documents physiques et de les mettre au format électronique. La dématérialisation est un excellent moyen d'économiser du temps et de l'argent : factures fournisseurs, factures clients, courrier entrant et sortant (y compris les notes de frais), contrats... Choisir la dématérialisation, c'est se passer de papier et dire adieu aux tâches manuelles !

La dématérialisation est également souvent utilisée en référence à la GED (Gestion électronique des documents), au workflow de validation et à l'archivage numérique, autant de technologies indispensables au bon fonctionnement d'un projet de dématérialisation.

Quels sont les défis qui peuvent découler de la dématérialisation ?

Les avantages de la dématérialisation sont nombreux pour les entreprises qui décident de l'adopter. Grâce à l'automatisation des processus et à la gestion entièrement numérique des documents, vos procédures sont accélérées pour un gain de temps - et d'argent ! Les employés passent moins de temps sur des tâches subalternes et plus de temps à faire ce qu'ils font le mieux - et l'entreprise en profite.

Une solution de dématérialisation centralise toutes les données de votre entreprise dans une base de données unique, ce qui permet aux employés d'accéder plus facilement aux informations, où qu'ils soient et quel que soit leur mode de connexion. De ce fait, les entreprises peuvent désormais répondre aux nouvelles méthodes de travail qui ont vu le jour ces derniers mois.

Investir dans un logiciel de dématérialisation est économique ! Le traitement manuel d'une facture coûte 14€ alors que si elle était traitée électroniquement, seulement 1€ serait dépensé. Ces coûts comprennent le coût de la gestion du document, le temps de travail qui lui est alloué, les frais de papier et les frais postaux.

Bonus: l'état mise aussi sur la dématérialisation des entreprises

La dématérialisation des documents est fortement encouragée par l'État depuis plusieurs années. La directive 2014/55/UE, qui a été mise en œuvre par l'Union européenne pour élargir l'adoption des factures électroniques dans les États membres afin d'améliorer les processus de passation des marchés publics.

Pour en savoir plus, allez voir notre article L'obligation de la facturation électronique, décalée à 2024