Dématérialisation des factures, une prochaine obligation ?

Selon vie-publique.fr, la loi de finances prévoit une obligation progressive de la dématérialisation des factures entre 2023 et 2025 pour les transactions entre entreprises.

1.   Dématérialisation des factures, à quoi ça correspond ?

a.         Définition de facture dématérialisée :

Pour bien comprendre en quoi la nouvelle réforme correspond, il est essentiel de définir le terme de facture dématérialisée.

Locarchives nous explique, que cela correspond à faire passer les factures papiers entrantes ou sortantes à un support électronique.

Ainsi, vous supprimez les contraintes de traitement et d’archives des factures papiers et vous sécurisez vos divers échanges commerciaux.

D’autres avantages sont non négligeables : limitation des litiges, permet de lutter contre la fraude fiscale, coûts réduits et votre chaîne de facturation est suivie et régulière.

b.       Factures dématérialisées législation :

Concernant la législation des factures dématérialisées, il faut savoir qu’il y a deux termes à prendre en compte :

·      La dématérialisation fiscale « simple » : elle se caractérise par l’envoi d’une facture électronique par email. Celle-ci n’est pas conforme à la réglementation en vigueur et, de plus, ne répond pas à la législation française. En effet, cette option ne vous permet pas de vous débarrasser de l’archivage de vos factures papiers. Pourquoi ? Parce que l’original fiscal qui sera valable, sera sous la forme papier.

·      La dématérialisation fiscale des factures, quant à elle, vous permet d’envoyer vos diverses factures par échange de données informatisées (EDI). Mais également en PDF lié à une signature électronique. (La signature électronique est légale depuis les années 2000 et a été renforcé par la réglementation eIDAS en 2016).

C’est donc la deuxième solution qui vous permet de dématérialiser entièrement vos diverses factures, mais aussi, d’être conforme à la prochaine norme.

Cela s’ajoute également à la transmission des données complémentaires, pour lutter contre la fraude à la TVA.  

L’administration pourra ainsi, reconstituer la situation de votre entreprise vis-à-vis à la TVA :

·      Dans vos transactions avec des clients/fournisseurs/services à l’étranger

·      Dans vos transactions entre particuliers

·      Permet de connaître la date d’exigibilité et de la déductibilité de la TVA, notamment pour vos prestations de services

2.       Une possible obligation ?

Depuis 2020, la loi de finance met en place l’obligation des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA entre 2023 et 2025.

La mise en vigueur de cette norme sera donc étalée sur ces deux années afin d’adapter ce passage petit à petit, en fonction de la taille des entreprises :

·      En 2023 pour les grandes entreprises

·      En 2024 pour les entreprises de taille intermédiaire

·      En 2025 pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les très petites entreprises.

D’ici 2023, le gouvernement va donc définir les modèles de plateformes habilitées à transmettre vos factures sans passer par le modèle public. Selon archimag, Chorus Pro sera définie comme plate-forme centrale concernant les transferts des données de facturation inter entreprise à la DGFIP.

D’autres éléments sont à prendre en compte : ajustements législatifs et réglementaires, respect de la RGPD, sécurité des plateformes, modalité de rejets de factures….

A ne pas oublier, la crise sanitaire a également été un élément déclencheur pour les entreprises. En effet, la nécessité de digitalisation des flux documentaires est essentielle pour une activité économique viable.

Voici, en image, le prochain flux possible pour vos factures :

3.       Les solutions de dématérialisation des factures :

L’ère de la digitalisation est bien présente, et plus que jamais !

C’est pour cela que les solutions de GED sont les plus adaptées à ce changement sur le long terme.

En plus de dématérialiser vos factures, vous pourrez dématérialiser tout autre type de documents indispensable à votre activité : devis, fiche de paie, contrats, projets…

La plupart vous permettent de gérer vos droits d’accès, et ainsi, ne pas rendre visibles tous les documents pour tous les membres de votre entreprise.

De plus, l’e-signature est souvent lié à ce type de logiciel. Ainsi, vous pouvez : stocker, sécuriser, gagner du temps, de l’efficacité, mais aussi de l’argent !

Autres avantages non-négligeables, vous pourrez avoir un aperçu de votre état financier, recherche facile de documents… et bien d’autres !

·      Zeendoc

Zeendoc c’est une solution de GED pour dématérialiser et exploiter l’ensemble de vos documents, à tout moment.

En location et en hébergement Cloud, la solution vous propose de nombreux services :

-         Disponibilité des documents entre quelques clics

-         Travail collaboratif, c’est-à-dire le partage de documents, des modifications...

-         Envoi et transfert de documents via des liens privés ou par email

-         Espaces sécurisés

-         Archivage électronique pour tout type de document et classé par catégories. Un système de recherche intégré vous permet de gagner du temps !

-         La signature électronique qui vous permet d’envoyer par email vos documents et de les faire signer électroniquement, avec la même valeur juridique.

-         Une passerelle comptable qui classe et exporte vos factures vers votre logiciel comptable. Cela vous permet également du gagner du temps lors de vos saisies et de gagner en productivité.

-         La dématérialisation de vos dossiers fournisseurs pour avoir une visibilité de vos transactions et d’échanger en interne des informations avec eux. Vous fluidifiez vos échanges et vous n’oubliez plus les échéances.

-         Vos bulletins de salaire sont également électroniques en étant conformes à la loi EL Khomri. De plus, vos collaborateurs auront un accès privé pour retrouver tous leurs documents.

-         Les notes de frais sont également prises en compte. Vos collaborateurs n’auront plus qu’à prendre en photo leurs justificatifs et à les partager avec l’entreprise. Cela vous permet de générer facilement les écritures comptables, mais aussi, de maîtriser vos dépenses.

-         Dématérialisation des factures en garantissant leurs intégrités et leur authenticité. De plus, Zeendoc intègre un connecteur pour l’envoi vers Chorus Pro.

·      Chorus Pro

Chorus pro sera donc la solution de référence de l’état pour la dématérialisation des factures.

Ce logiciel mutualisé de facturation électronique mis en place par les fournisseurs de la sphère publique a pour but de vous simplifier la vie et de réduire vos délais de paiement.

Chorus pro est disponible directement via son portail mais également via d’autres logiciels d’entreprises ou encore par d’autres portails spécialisés et par l’intermédiaire de votre expert-comptable.

Chorus Pro s’adresse à l’ensemble des acteurs suivants :

-         À l’ensemble des fournisseurs tant privés que publics, pour transmettre de manière automatique leurs factures.

-         Aux entités du secteur public.

La solution vous permet donc :

-         Déposer ou de saisir de factures de manière électronique,

-         Suivre le traitement des factures émises,

-         Ajouter de pièces complémentaires nécessaires au traitement de ses factures,

-         Respecter de la loi antifraude et de la TVA.

-         Consultation et téléchargement de factures avec les documents annexes liés,

-         Valider ou refuser de dossiers de facturation,

-         Archiver et recherchez les factures passées.

·      Cogilog

C’est la solution de dématérialisation pour votre comptabilité spécialisée pour les ordinateurs MAC.

Il est rare de trouver une solution compatible avec ces fameux ordinateurs !

En plus de la dématérialisation et l'édition de vos factures, le logiciel prendra en charge vos bulletins de paies, vos liasses fiscales, déclarations fiscales de SCI, déclaration de TVA, CVAE, télépaiement de l’IS, déclaration de loyers…

En bref, c’est un logiciel complet, qui vous permet d’être totalement à jour et de centraliser toute votre administration !

De plus, la gestion commerciale est également prise en compte grâce à la transformation de vos devis en factures, le suivi de vos actions commerciales, le paiement de vos clients, lettre de relance, gestions des stocks…

A savoir, chaque module (comptabilité, gestion, paie, fiscal…) est facturé indépendamment des autres. Ainsi, la solution s’adapte à chaque type d’entreprise ainsi qu’à leurs besoins.

·      Sage eFacture

Evidement, le célèbre éditeur/intégrateur de solution d’entreprise ne passe pas à côté !

Grâce à Sage eFacture, vous pouvez gérer vos factures électroniquement.

On s’explique :

-         Vous pourrez éditer et émettre des factures et des commandes de manière électronique

-         Imprimer et mettre sous pli vos envois postaux

-         Intégrer à votre comptabilité vos factures électroniques reçues

-         Intégrer en gestion commerciale vos factures et vos commandes électroniques

-         Archiver dans le cloud vos documents pour une durée de 10 ans

-         Si vous utilisez Sage 100 Gestion Commerciale, vous pourrez piloter l’application directement via ce module.

Évidemment, la solution est affiliée à Chorus Pro pour toute conformité légale. Sage prend donc de l’avance concernant les nouvelles réglementations à venir !