Comment Virginie, directrice du département Veille - Innovation - Financement à l’UFCV, a structuré sa veille et fiabilisé l’accès à l’information pour 1 500 salariés en 6 mois grâce à Kentika

Virginie dirige le département Veille, Innovation, Financement de l’UFCV (Union Française des Centres de Vacances)
Une association de 1 500 salariés, présente partout en France.
Elle y pilote un pôle stratégique : capter, décrypter, diffuser les bonnes infos au bon moment.

Et quand elle est arrivée à la tête de ce pôle, rien n’était vraiment structuré.
La veille ? Elle était faite, mais chaque information dormait dans un coin.
Un PDF sur un serveur, un lien dans un mail, un article dans un coin de bureau.
Et une fois diffusée, plus personne ne remettait la main dessus.

Avec ses collègues, Virginie menait pourtant un travail de fond.
Mais le résultat n'était jamais à la hauteur du temps investi.
Impossible de capitaliser, de mutualiser ou d’exploiter dans la durée.

Il y avait urgence à changer leur façon de faire : la veille fait partie intégrante de leur mission.
Elle nourrit les contenus de formation, garantit la conformité Calliope...
Et surtout, elle sert des milliers de bénéficiaires.
Il fallait trouver un outil à la hauteur.

Un outil sur-mesure pour une mission exigeante

La bascule a commencé par un webinaire sur la veille documentaire.
Virginie y découvre Kentika, et le déclic se fait vite.

Contrairement aux solutions généralistes, Kentika parle le même langage qu’elle : souple, accessible...
Et surtout, conçue pour des structures associatives.

Le choix se confirme après un benchmark.
La solution coche toutes les cases : prix juste, fonctionnalités avancées, vraie dimension humaine.
Cerise sur le gâteau : Kentika leur propose un mécénat de compétences pour les accompagner.

En 6 mois, le virage est pris.
Le portail est personnalisé, charté, adapté à leur usage.
Les anciennes données sont nettoyées, intégrées, revalorisées.
Un travail fin est mené sur la navigation, les accès, les droits, sans créer d’usine à gaz.

Les administrateurs sont formés, les collaborateurs embarqués.
Et la veille commence à circuler, vivre, se transmettre, enfin.

Une veille devenue moteur de transformation

Aujourd’hui, Virginie et son équipe ont repris le contrôle.

La veille n’est plus dispersée.
Elle est centralisée, structurée, actionnable.
Les 1 500 salariés reçoivent chaque mois une synthèse claire par newsletter.
Les documents sont faciles à retrouver, même plusieurs mois après.
Et le moteur de recherche fait des miracles.

En deux ans, plus de 3 500 notices ont été référencées.
Les retours sont unanimes : gain de temps, meilleure exploitation de l’info, partage facilité.
Et une reconnaissance rare dans le secteur : l’UFCV est désormais citée en exemple.

Et ce n’est qu’un début.
Le portail va s’ouvrir à 5 000 volontaires et aux jeunes en formation BAFA.
Une veille collaborative se met en place.
 Et ce qui paraissait hors de portée est devenu un levier structurant.