Comment une responsable communication a redonné vie à l’intranet d’une grande école grâce à iShare COM

Un intranet que tout le monde contourne

Laura gère la communication d’une grande école d’ingénieurs.

Sur le papier, tout est en place : un intranet, des documents, des actualités.
Pourtant, dans les faits, les usages ne suivent pas.
Les étudiants cherchent sans trouver, les intervenants passent à côté des informations, et en interne, les équipes finissent par envoyer des mails “pour être sûres”.

L’intranet existe, mais personne ne passe vraiment par lui.
Laura compense en permanence : elle relance, renvoie, réexplique.
Ça permet de tenir, mais ça ne crée aucun réflexe.
En creusant, le constat est simple : l’intranet est là, mais il n’est pas pensé pour être utilisé.

Le moment où ça bloque

Le point de bascule ne vient pas d’un bug, mais d’un besoin simple : Laura veut structurer une newsletter interne.

En pratique, tout doit être fait à la main : aller chercher les informations, les remettre en forme, envoyer, relancer… et vérifier que ça a été vu.
En parallèle, une communication importante est publiée sur l’intranet, puis envoyée par mail, puis repartagée.
Et malgré ça, les retours tombent :

“Je ne l’ai pas vu.”

À ce moment-là, Laura s’arrête.
Le problème n’est pas la newsletter, ni le contenu.
Le problème, c’est qu’il n’y a aucun point d’entrée clair.
Les informations sont éparpillées, les canaux se multiplient, et l’intranet ne joue pas son rôle.
Tant qu’il restera un détour, il ne sera pas utilisé.

Repartir du point d’entrée

Laura cherche alors une autre approche.
Pas un outil en plus, mais un point d’entrée.

En échangeant avec son réseau, elle découvre iShare COM.
La logique change : l’intranet n’est plus un espace de stockage, mais un endroit où tout commence.
Un seul point pour accéder aux outils, retrouver les bonnes personnes et consulter les informations importantes.

La solution s’appuie sur SharePoint, déjà présent dans l’école, mais vient combler ce qui manque.
Elle ajoute des fonctionnalités clés (annuaire, organigramme, intégration Teams, actualités, événements, réseaux sociaux, Faq, ludification RH…),
sans développement spécifique.

Surtout, elle s’adapte aux usages.
Dans une école, il faut pouvoir communiquer différemment selon les publics, centraliser les plannings, les supports, l’accès aux outils, orienter vers les bons interlocuteurs et vers les processus en vigueur.
L’intranet devient un point de passage, pas un simple dépôt.

Un intranet qui donne envie d’y revenir

Ce qui fait la différence pour Laura, ce ne sont pas seulement les fonctionnalités, c’est aussi le rendu.

iShare COM ne repose pas sur un template : chaque intranet est conçu sur mesure. Design, ergonomie, navigation… tout est adapté à l’identité et aux codes de l’organisation.
Les utilisateurs ne découvrent pas un outil, ils retrouvent un environnement familier, chaleureux, engageant.

Autre point clé : rien ne sort de Microsoft 365. Toutes les données restent dans leur environnement, sans traitement externe.
Un point important pour Laura, notamment côté RGPD.

Mettre en place sans alourdir

Le projet démarre avec une contrainte claire : deux mois pour livrer un intranet opérationnel.

Pas de développement, pas de projet interminable.
La solution est déjà prête.
Le travail consiste à définir les rubriques, sélectionner les fonctionnalités, organiser les contenus, structurer les accès et clarifier les parcours.

La page d’accueil devient un vrai point d’entrée, l’annuaire permet de trouver rapidement les bons interlocuteurs, et les accès aux outils sont centralisés.
Les composants sont configurés et adaptés, pendant que le design est construit en parallèle.

En quelques semaines, l’intranet est en place.
La vitesse dépend surtout de Laura et de sa capacité à cadrer les usages et à valider la personnalisation réalisée.

Ce que ça change au quotidien

Aujourd’hui, Laura ne travaille plus de la même manière.
Elle publie une information et sait où elle sera vue.
Elle alimente l’intranet sans multiplier les canaux.

La newsletter est automatisée, certains contenus remontent seuls, et elle s’appuie sur des flux existants.
Là où plusieurs personnes étaient nécessaires, elle gère seule une grande partie de la communication.

Les utilisateurs savent où chercher et n’ont plus besoin de passer par elle.
L’intranet devient un réflexe.

Et surtout, il évolue.
Les fonctionnalités s’enrichissent, les besoins s’intègrent facilement, sans développement ni remise à zéro.
Laura garde la main.

Ce qui a changé, ce n’est pas seulement l’outil.
C’est la place qu’il prend. Avant secondaire, l’intranet est devenu central dans la communication.
Et une fois ce point d’entrée en place, difficile de revenir en arrière.

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