Comment une entreprise de l'événementiel a réduit de 80% les communications parasites avec ses clients ?

Pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets simultanément, la communication peut vite devenir une source de frustration et de perte de temps. Une agence événementielle de 15 collaborateurs a trouvé la solution avec Acollab, un outil collaboratif qui a permis de réduire les communications inutiles de 80 %, tout en simplifiant la gestion de ses projets. Voici comment cet outil a transformé leur organisation.
Une gestion désorganisée et coûteuse en temps
Avant d’adopter Acollab, cette agence jonglait avec des outils disparates pour gérer ses projets : emails pour les échanges, feuilles Excel pour le suivi des tâches et appels téléphoniques pour clarifier les points restés flous. Cette méthode dispersée avait des conséquences directes sur leur efficacité :
- Les informations essentielles étaient difficilement accessibles, obligeant les collaborateurs à multiplier les demandes.
- Les clients sollicitaient régulièrement les chefs de projet pour obtenir des mises à jour.
- Les tâches redondantes et les retards de validation alourdissaient la charge des équipes.
Ces communications parasites représentaient une perte de temps considérable, pénalisant aussi bien les équipes internes que les clients
Un impact direct sur les projets et les relations client
Cette situation désorganisée engendrait des tensions. Les collaborateurs consacraient une grande partie de leur journée à résoudre des problèmes de coordination, au détriment de leur travail stratégique. Les clients, eux, se plaignaient de devoir solliciter sans cesse les chefs de projet pour obtenir des informations ou valider les étapes du projet.
En résumé, chaque projet devenait un marathon de communications inutiles, créant des frustrations et ralentissant la livraison des résultats.
La révolution Acollab : centralisation et simplicité
L’adoption d’Acollab a radicalement changé la donne. Cet outil collaboratif a permis à l’agence de structurer ses projets en centralisant toutes les informations au même endroit. Désormais, chaque projet bénéficie d’un espace dédié qui simplifie le suivi pour toutes les parties impliquées.
Les collaborateurs peuvent facilement accéder aux informations sans avoir à solliciter leurs collègues. Les clients, de leur côté, disposent d’un accès direct et sécurisé à leur espace projet, où ils trouvent toutes les données nécessaires, y compris les livrables et les échéanciers. Résultat : plus besoin de passer par des échanges chronophages pour obtenir des réponses.
Un bénéfice mesurable : 80 % de communications inutiles supprimées
Grâce à Acollab, l’agence a réduit de 80 % les communications parasites. Les clients n’ont plus besoin d’appeler les chefs de projet pour obtenir des mises à jour, car toutes les informations sont disponibles dans leur espace dédié. Cela a non seulement fluidifié les échanges, mais également permis aux équipes de se concentrer sur l’essentiel : livrer des projets de qualité dans les délais.
La centralisation des informations a également permis une meilleure coordination interne. Les collaborateurs savent à tout moment qui est en charge de quoi, et les échéances sont respectées. Cette transparence a transformé le climat de travail, réduisant le stress et les frustrations.
Le mot de Guillaume Louvel, fondateur d’Acollab
« L’idée d’Acollab est née de ma propre expérience en tant que chef de projet. J’ai vu à quel point des outils mal adaptés pouvaient freiner la collaboration et compliquer la communication. Avec Acollab, j’ai voulu créer une plateforme qui résout ces problèmes de manière intuitive. Réduire les échanges inutiles, c’est offrir à chacun la possibilité de se concentrer sur ses vraies priorités, sans distractions. Aujourd’hui, voir nos clients gagner en fluidité et en efficacité est la plus belle récompense pour moi. »
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