Comment un cabinet d’avocats a repris le contrôle de 70 ans d’archives grâce à FileTracker ?

Quand un cabinet d’avocats existe depuis plusieurs décennies, les dossiers s’empilent.
Et dans le droit des affaires, certains dossiers juridiques sont suivis de façon « permanente » sur plusieurs années : 10, 20, parfois 30 ans.
Impossible de tout suivre si l’organisation ne suit pas.

Ce cabinet, justement, existe depuis plus de 70 ans.
Une vingtaine de personnes, spécialisées en droit des affaires.
Des clients historiques, des « dossiers permanents » toujours actifs.

À première vue, tout roule.
Mais quand le nouveau directeur arrive pour reprendre la suite, il déchante.
Les archives sont partout.
Des dizaines de milliers de dossiers papier, des emails imprimés, des fichiers mal nommés.

Le temps de recherche est devenu ingérable.
Certains dossiers prennent des heures de recherche, cachés derrière des piles de plusieurs mètres.
Résultat : une gestion documentaire floue, chronophage et risquée.

Il sait qu’il ne pourra pas diriger l’entreprise comme ça.
Il faut moderniser, sans casser l’existant.

La rencontre avec FileTracker : une méthode plus qu’un logiciel
 

C’est par le réseau Dynabuy que la solution arrive.
Un autre professionnel parle de FileTracker à la DAF du cabinet.
Curieuse, elle contacte l’équipe.
La promesse : un archivage accélér鮹, piloté par un SaaS connecté aux outils du cabinet.

FileTracker n’est pas une GED. C’est un assistant archiviste.
Il suit les durées de conservation, automatise le classement, gère les preuves et les destructions.
Et surtout, il sait s’adapter aux environnements complexes et réglementés comme le juridique.

Un audit est mené pendant 3 jours pour analyser la situation et repérer les points critiques.
Puis, une équipe intervient sur site pendant 10 jours : tri, épuration, reconditionnement.
Les documents utiles sont conservés, les autres détruits.

Le cabinet valide au fur et à mesure les nouveaux processus mis en place.

Enfin, le SaaS FileTracker est déployé.
En moins de 3 mois, il est opérationnel et interconnecté aux outils existants, notamment Secib Neo.
L’archivage devient totalement automatisé, avec un étiquetage assisté et un classement synchrone avec le logiciel métier.
L’équipe est formée en une journée, et l’outil s’intègre sans heurts dans leur quotidien.

Un nouveau rythme, des chiffres qui parlent d’eux-mêmes

Avant, les avocats passaient 927 heures par an à chercher des infos.
Aujourd’hui, ils en passent 8.

L’archivage prenait 151 heures par an, il en prend désormais 23.
Et côté espace, ils ont divisé leur surface d’archives de 170 m² à 50 m².

L’investissement de 30 000 € a permis 120 000 € d’économies.
Mais ce n’est pas le plus important.

Ce projet a surtout permis de ramener de la sérénité au sein du cabinet.
Chaque document est à sa place.
Les collaborateurs ne perdent plus leur temps.
Et le nouveau directeur peut enfin se concentrer sur ce qui compte : faire avancer le cabinet, pas courir après des papiers.

¹ Enveloppe Soleau déposée à l’INPI en 2014.