Comment télécharger une GED Plug&Play ?

La gestion électronique des documents (GED) est devenue un outil incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion administrative et à gagner en efficacité. Mais son adoption est parfois freinée par des contraintes techniques ou un coût perçu comme élevé.

Pour répondre à ces défis, une nouvelle génération de GED voit le jour : des solutions faciles à installer, directement par l’utilisateur, sans avoir besoin d’une expertise technique spécifique.

Destinée principalement aux TPE et PME, cette GED Plug&Play offre une approche simplifiée et adaptée à chaque entreprise. Parmi ses avantages : une installation rapide, une interface intuitive et une tarification packagée avec des utilisateurs illimités, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes pour télécharger et utiliser une GED Plug&Play, tout en explorant comment cette solution peut répondre aux besoins spécifiques des petites structures.

Qu'est-ce qu'une GED auto-installable ?

Une GED auto-installable est une solution de Gestion Électronique des Documents pensée pour simplifier l’accès aux outils numériques. Contrairement aux logiciels traditionnels, souvent complexes et exigeants en ressources techniques, elle se distingue par une installation rapide et intuitive, accessible à tous, même sans compétences informatiques avancées.

*Plug & Play : Littéralement « brancher et jouer ». Il s’agit d’une technologie permettant une installation rapide et facile, sans configuration complexe. Il suffit de brancher/installer la solution pour l’utiliser.

Définition et fonctionnement

Ce type de solution repose sur des paramètres préconfigurés et un processus guidé, permettant une utilisation immédiate. Son principal objectif est de rendre la gestion documentaire performante et accessible aux petites et moyennes entreprises, sans les obstacles techniques qui peuvent freiner leur transition numérique.

Les fonctionnalités clés d'une GED Plug&Play

Auto-installation simplifiée

Grâce à un assistant d’installation intégré et des guides pratiques, la mise en place se fait en quelques clics. Les entreprises bénéficient également d’un accompagnement personnalisé, avec un appel de bienvenue pour répondre aux premières questions.

Organisation intuitive des documents

Déposer et classer ses fichiers devient un jeu d’enfant grâce à des fonctionnalités comme le glisser-déposer et un système de tri intelligent. Les documents sont automatiquement organisés selon des catégories courantes comme les factures, les contrats ou les ressources humaines.

Formation intégrée pour les utilisateurs

Pour assurer une prise en main optimale, la solution inclut un accès à la plateforme de formation My Organic Learning. Ce parcours assisté par intelligence artificielle propose des modules adaptés et délivre des attestations de suivi, permettant de valoriser les compétences des équipes.

Prise en main immédiate

Une fois installée, la solution est opérationnelle sans délai. Son interface intuitive est pensée pour être accessible même aux utilisateurs peu familiers avec les outils numériques.

Une solution pour transformer la gestion documentaire

Avec ces fonctionnalités, une GED Plug&Play comme celle proposée par Open Bee constitue une opportunité pour les TPE et PME de moderniser leur gestion administrative. Sans lourds investissements en temps ou en ressources, elles peuvent ainsi optimiser leurs processus tout en s’adaptant à leurs besoins spécifiques.

Pourquoi une GED est essentielle pour les TPE et PME ?

Pour les petites et moyennes entreprises, la gestion électronique des documents ne se limite pas à l’organisation des fichiers. Elle répond à des enjeux stratégiques majeurs, tels que la sécurité des données, la conformité réglementaire et l’amélioration de la productivité.

1. Renforcer la sécurité des données

Les TPE et PME sont souvent des cibles privilégiées des cyberattaques, en raison de systèmes de protection moins robustes. Une GED certifiée ISO 27001, comme celle proposée par Open Bee, offre une sécurité avancée :

Authentification renforcée : double facteur et mots de passe complexes.
Stockage sécurisé : accès strictement limité aux utilisateurs autorisés.
En centralisant les échanges dans un environnement protégé, les entreprises sécurisent leurs informations sensibles tout en renforçant la confiance de leurs clients et partenaires.

2. Se préparer à la réforme de la facturation de 2026

La facturation électronique deviendra obligatoire en 2026, avec l’utilisation d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour l’émission et la réception des factures.

Une GED Plug&Play intègre souvent un module PDP, comme celui d’Open Bee, permettant de se conformer aux nouvelles exigences réglementaires sans effort supplémentaire. Cette solution inclut également un accès pour les experts-comptables, facilitant la gestion centralisée des factures.

Adopter une GED dès maintenant permet d’anticiper ces évolutions sans perturber les équipes.

3. Automatiser pour gagner du temps

Les ressources étant limitées dans les TPE et PME, chaque minute économisée sur les tâches administratives peut être réinvestie dans des activités à forte valeur ajoutée.

Classement intelligent : les documents sont triés automatiquement selon leur nature (factures, contrats, RH).
Tableaux de bord personnalisés : grâce à des widgets interactifs, les entreprises obtiennent une vue globale de leur activité pour une prise de décision simplifiée.

4. Une solution qui évolue avec l’entreprise

Un des atouts majeurs des solutions de GED modernes est leur flexibilité. Avec des utilisateurs illimités, elles s’adaptent facilement à la croissance des entreprises, sans frais cachés ni restrictions liées à l’effectif.

Pour les structures en pleine expansion, cette évolutivité garantit que la solution reste adaptée, quel que soit le rythme de développement de l’entreprise.
La complexité et les délais liés à l’installation sont des freins majeurs pour les entreprises souhaitant adopter une solution de gestion documentaire. Selon les chiffres, 76 % des projets de GED échouent pour ces raisons.

C’est pourquoi les solutions auto-installables, comme celle développée par Open Bee, offrent une alternative adaptée aux besoins des petites et moyennes entreprises. Grâce à un processus simplifié, il est désormais possible de mettre en place une GED fonctionnelle en moins d’une heure, permettant de bénéficier rapidement d’une gestion documentaire optimisée.

Avec cette approche, la GED devient enfin accessible, prête à l’emploi et alignée sur les contraintes des entreprises d’aujourd’hui.

Pour télécharger la GED d’Open Bee, rien de plus simple. Il vous suffit de sélectionner les usages qui correspondent aux besoins spécifiques de votre entreprise, qu’il s’agisse de la gestion des ventes, des achats ou des ressources humaines. Ensuite, un conseiller Open Bee prépare un lien de téléchargement personnalisé pour que vous puissiez accéder à votre solution clé en main. En quelques clics seulement, vous bénéficierez d’une gestion documentaire optimisée, sans complexité technique et parfaitement adaptée à votre activité.

Découvrez la GED auto-installable Open Bee