Comment Orléans Métropole a optimisé sa gestion du courrier avec Maarch Courrier

Contexte et enjeux

Orléans Métropole, une intercommunalité regroupant 22 communes et plus de 292 000 habitants, a acquis le statut de métropole en mai 2017. Dans le cadre de sa politique de mutualisation des services, la métropole a entrepris de rationaliser la gestion du courrier au sein de ses communes membres. Chaque commune disposait de son propre système de traitement du courrier, entraînant des inefficacités et un manque de coordination.

Choix de Maarch Courrier

En 2018, après une étude technique approfondie, Orléans Métropole a choisi d'unifier ces processus en adoptant Maarch Courrier, une solution libre, open source et 100 % française. Ce choix s'est imposé en raison des capacités d'évolution du logiciel et de son adéquation aux besoins spécifiques des collectivités territoriales.
Maarch

Mise en œuvre et déploiement

L'implémentation de Maarch Courrier a été réalisée en plusieurs étapes. Orléans Métropole, disposant des ressources humaines et techniques adéquates, a opté pour un hébergement en interne, dans son propre datacentre, garantissant ainsi une maîtrise totale de l'infrastructure. Une instance commune a été créée pour la ville et la métropole, facilitant les échanges de courriers entre ces deux entités. Par ailleurs, chaque commune adhérente dispose de sa propre instance, également hébergée dans le datacentre métropolitain. Cette architecture permet une gestion centralisée tout en respectant les spécificités de chaque commune.
Maarch

Résultats obtenus

Depuis sa mise en service, Maarch Courrier est pleinement opérationnel au sein de 14 communes sur les 22 que compte la métropole. Ces communes, de tailles variées, bénéficient désormais d'une solution homogène et efficace pour la gestion électronique du courrier. L'équipe dédiée à la gestion de ce système se compose de trois personnes, chacune assumant des responsabilités spécifiques, à temps partiel, pour assurer le maintien et l'évolution du système.
Maarch

Un mot de Jean-Louis ERCOLANI dirigeant de Maarch

"Chez Maarch, nous nous engageons à fournir des solutions adaptées aux besoins spécifiques de nos clients. L'expérience avec Orléans Métropole illustre parfaitement notre capacité à accompagner les collectivités dans leur transition numérique, en proposant des outils performants et évolutifs qui placent l'utilisateur au centre des processus."

L'adoption de Maarch Courrier a permis à Orléans Métropole de rationaliser ses processus, d'améliorer la collaboration entre les communes et d'assurer une meilleure traçabilité des courriers. Cette initiative s'inscrit dans une démarche globale de modernisation et de mutualisation des services, visant à optimiser les ressources et à offrir un service public de qualité aux citoyens.