Comment FHI a maîtrisé le traitement des factures et l’archivage probant grâce à Stratow ?

Quand les factures se perdent, la décision patine

Au siège de ce groupe hôtelier, les factures arrivaient de partout.
Certaines en double, d’autres au mauvais endroit.
Les gérants d’hôtel déposaient leurs documents comme ils pouvaient, et le siège courait après la bonne version.
Fabrice, DAF, devait reprendre la main : centraliser, fiabiliser l’approbation et sécuriser l’archivage.

Le quotidien dispersé d’un réseau multi-établissements

Un réseau d’hôtels, des dizaines d’utilisateurs, un siège qui tente de tout rassembler :

• les factures fournisseurs étaient traitées à la main,
• avec des doublons,
• des erreurs de routage.

Impossible d’avoir une traçabilité solide et un archivage sécurisé.
Les décisions prenaient du retard, la recherche d’information devenait un sport.

Côté conformité, l’équipe savait qu’elle marchait sur un fil : il fallait une certification NF 461 et des workflows d’approbation qui tiennent la route.

3 mois pour brancher, cadrer et sécuriser

Fabrice découvre Stratow via des communications LinkedIn, et il creuse.
Le différenciant fait tilt : tiers-archivage certifié AFNOR NF 461, cloud souverain, preuve opposable, circuit d’approbation, et une brique qui se connecte aux ERP sans tout casser.

Le projet dure environ 3 mois : ateliers avec le client, mise en place des interfaces entrantes/sortantes côté Stratow, l’ERP en face fait sa part.

Dès le départ, Stratow Invoice centralise les factures ; la consultation est décentralisée dans les hôtels.
Les workflows s’appuient sur OCR et décodage Factur-X pour appliquer les procédures de validation et de qualification.
Business Partner facilite l’enrôlement des tiers et la circularisation de leurs données.

Traçabilité immédiate, décisions plus rapides

L’adoption est fluide (des dizaines d’utilisateurs côté FHI) et le support est réactif.
Les équipes gagnent en traçabilité, accélèrent les décisions et retrouvent vite l’information.

Dans la foulée, FHI ajoute d’autres briques, comme une contrathèque.

Quand le groupe bascule sur Microsoft Dynamics 365 Business Central, Stratow est simplement ré-interfacé via l’API, sans tout refaire.

Les retours utilisateurs convergent :

• prise en main évidente,
• présence humaine des équipes Stratow pendant et après le run,
• quasi pas de formation nécessaire.

Pourquoi Stratow

Stratow est un éditeur français focalisé sur l’archivage probant et les workflows de documents (factures, demandes d’achat, RIB, Kbis, contrats).
La solution est certifiée AFNOR NF 461 sur cloud souverain, avec preuve opposable, workflows d’approbation, OCR et Factur-X.
Les documents sont fidèlement conservés pendant toute la durée réglementaire.
Et s’interface nativement avec les ERP du marché (Sage, SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central).

L’éditeur propose un accompagnement sur-mesure, une politique de prix basée sur la volumétrie documentaire (pas de frais par utilisateur).
Et assure un engagement de stabilité dans la durée.

Des gages de fiabilité pour des organisations qui veulent traiter vite, bien, et rester conformes.
Vous voulez en savoir plus ? https://www.stratow.com/