C'est quoi exactement le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est plus qu'un simple outil permettant de renforcer l'esprit d'équipe : il peut modifier de manière significative la façon dont les organisations et les techniques de gestion sont utilisées. Il s'agit de modifier l'orientation de l'entreprise et de redéfinir les rôles et les responsabilités de chacun.

Mais quels types de comportements sont requis par la collaboration, et comment les organisations peuvent-elles en tirer parti pour accroître leur productivité face à une pression concurrentielle croissante ?

Afin de comprendre tous les enjeux de la collaboration totale entre les employés, explorons les définitions du travail collaboratif et ses avantages.

Et comme l'efficacité de ce nouveau mode de fonctionnement dépend en grande partie des transformations numériques des entreprises - qui sont rendues possibles par des outils logiciels spécifiques au travail collaboratif - nous nous concentrons sur ces plateformes de collaboration à la fin de cet article.

Travail collaboratif, qu'est ce que c'est ?

Définition:

"Le travail collaboratif repose sur l'intelligence collective, qui désigne la collaboration entre différentes personnes ainsi que la mise en commun de leurs compétences et de leurs connaissances en vue d'atteindre un objectif commun."

La coopération multiforme implique également le partage de valeurs fondamentales, de projets communs accompagnés de documentation et de moyens de communication adéquats ; l'accès aux ressources et aux outils informatiques appropriés.

Le travail collaboratif fait tomber les barrières hiérarchiques, faisant passer les entreprises d'une structure verticale de silos à une structure horizontale et décloisonnée.

Objectif

L'objectif de cette collaboration entre employés est d'encourager : l'émergence d'idées à partir de perspectives différentes, l'implication et la responsabilisation dans chaque projet, la créativité comme résultat.

Différence entre travail coopératif et travail collaboratif 

Pour bien comprendre les défis du travail collaboratif, il faut examiner en profondeur les différences entre les formes de coopération et de collaboration.

Le travail coopératif, dans lequel les employés sont censés assumer différents rôles en fonction de leurs compétences et de la structure de l'entreprise, intègre cette idée. Mais les projets individuels comportent toujours des tâches qui dépendent de collaborateurs spécifiques - qui peuvent être plus ou moins qualifiés que d'autres - pour les accomplir.

Ce type d'organisation, bien qu'il puisse être de nature horizontale, est souvent le signe d'une relation plus verticale.

Coopération:

En revanche, le travail collaboratif se caractérise par une responsabilité collective et des objectifs communs.

Collaboration:

Ce qui est nécessaire pour une collaboration réussie

Mais avant de collaborer avec d'autres, vous devez prendre en compte les nombreux facteurs qui peuvent affecter votre capacité à travailler ensemble efficacement.

Communication continue

L'individu n'est plus concentré sur ses propres tâches mais voit comment il peut contribuer au travail des autres. Tous doivent maintenant s'aligner les uns sur les autres afin d'atteindre leur objectif commun.

Conséquence ?

Le travail collaboratif repose sur une communication permanente et constructive entre tous les participants.

Suivi des progrès

Afin de ne pas disperser leurs efforts, les employés doivent pouvoir suivre l'évolution de l'action collective et savoir ce qui a été réalisé, mais aussi ce qui reste à faire.

Une bonne gestion de projet rend visible les progrès de la collaboration.

Champ d’intervention large

Le travail collaboratif ne réussit que lorsque les compétences et les contributions de chaque membre de l'équipe l'emportent sur son statut sur le lieu de travail.

Tous les membres du personnel - et pas seulement ceux qui relèvent directement d'un superviseur ou d'un directeur - sont encouragés à soumettre des idées pour améliorer l'entreprise.

Nous avons tous le potentiel pour être créatifs, mais c'est lorsque nous apprenons des autres que notre émulation prend une vie propre.

Réforme des barrières hiérarchiques

Le travail collaboratif remet en question les pratiques managériales traditionnelles et oblige les dirigeants à remanier les hiérarchies organisationnelles.

D'autre part, si une entreprise n'est pas assez mûre pour travailler en collaboration, le fait de supprimer tout le management déstabilisera les employés.

Par exemple, la plateforme de commerce électronique Zappos a perdu 14 % de ses effectifs à la suite de la suppression de postes de direction (source : The Wall Street Journal).

C’est pourquoi certaines sociétés envisagent plutôt de repenser le rôle du ou de la manager.

Dans ce paradigme, le rôle du manager n'est pas d'imposer un cadre strict ou de valider les actions de ses subordonnés. Au contraire, il favorise la collaboration en encourageant l'émulation collective en guidant et en dirigeant - mais pas en gérant.

Lieu de travail collaboratif

Pour encourager le travail collaboratif, les espaces de travail sont réorganisés de manière à ce que les employés d'une entreprise ou d'une organisation donnée puissent partager un espace de travail. L'utilisation de bureaux en open space s'est développée et certains pensent qu'il s'agit d'un outil efficace pour encourager la collaboration entre des collaborateurs éloignés, séparés physiquement mais pas en termes de responsabilités.

Les environnements de travail collaboratifs doivent comporter des lieux propices aux réunions et aux échanges impromptus, tels que des cubicules, des aires de repos ou des bulles.

Utiliser les bons outils

Bien que l'idée du travail collaboratif ne soit pas nouvelle, elle a pris une importance particulière ces dernières années en raison de l'avènement et de l'adoption généralisée des nouvelles technologies.

Les technologies, quant à elles, ont permis aux entreprises de faire tomber les barrières et de relever les défis de la collaboration.

Les avantages du travail collaboratif

Résultats de meilleure qualité

De plus en plus d'entreprises réalisent les avantages de la promotion d'une culture de l'intelligence collective, dans laquelle les employés apprennent les uns des autres.

Gain de temps

Les outils et méthodes de collaboration permettent aux équipes de partager facilement les informations, ce qui permet de gagner du temps lors de l'exécution des missions.

Il est important de prendre le temps de collaborer et de travailler en équipe, mais il ne faut pas que ce processus se transforme en une perte de temps pour tout le monde. Pour éviter que cela ne se produise, les employés doivent être disciplinés et bien organisés lorsqu'il s'agit de réunions.

Meilleure réactivité

Face aux défis et aux circonstances difficiles, le travail d'équipe est souvent plus efficace parce qu'il:engendre un plus grand sentiment d'implication et de responsabilisation,encourage le travail en collaboration qui renforce la flexibilité et l'agilité lors de la réponse ou de l'adaptation à des conditions changeantes.

Meilleure qualité de vie au travail

Se sentir valorisé dans son travail, cultiver des partenariats avec ses collègues et évoluer dans une culture du respect sont autant de conditions qui peuvent rendre le lieu de travail plus joyeux.

Emmener les équipes vers le travail collaboratif

Ne perdons pas de vue que la collaboration apporte de nombreux avantages, mais crée aussi des changements pour les employés. L'évolution vers ces nouveaux modes d'organisation doit donc se faire progressivement afin d'obtenir l'adhésion de tous. Avec la transformation numérique, les entreprises ont commencé à se pencher sur leurs modes de fonctionnement et à mettre en œuvre des changements. Les équipes doivent être équipées des bons outils pour ce changement afin qu'il s'avère fructueux.

Toutefois, une étude réalisée par Lecko et YouGov a révélé que seules 5 à 15 % des employés utilisent régulièrement les nouvelles solutions de collaboration ; le courrier électronique reste le canal de communication privilégié. Les entreprises doivent donc déployer une stratégie qui transmet les nouvelles pratiques et valeurs tout en formant les employés à l'utilisation des nouveaux outils de travail collaboratif.