Les astuces à connaitre pour maîtriser Excel

Ils sont basés sur Microsoft Excel 2010. De légères variations peuvent apparaître, notamment pour les versions antérieures à 2007. N'hésitez pas à partager vos astuces ! Si vous avez des questions ou des difficultés à effectuer une action dans Excel, nous nous efforcerons de répondre à votre question dans les meilleurs délais.

Les raccourcis claviers à connaître

Certains raccourcis utiles vous permettent d'être plus productifs dans Excel. En plus des traditionnels Ctrl+S (pour enregistrer un document) ou Ctrl+C (pour copier un élément), ces 10 astuces spécifiques à Excel vous aideront à aller plus vite :

• Recalculer les données : F9

• Insérer la date du jour : CTRL+; (point virgule)

• Insérer l’heure : CTRL+: (deux points)

• Atteindre une cellule ou un tableau : F5

• Sélectionner toute une colonne active : CTRL+Espace

• Sélectionner toute une ligne active : SHIFT+Espace

• Sélectionner toute la feuille Excel : CTRL+A

• Faire un collage spécial sur Excel (pour ne coller que les données etc.) : CTRL+ALT+V

• Insérer une somme automatique : ALT+=

• Masquer (et surtout ré-afficher) le ruban des fonctionnalités : CTRL+F1

Les fonctions Excel

Dans Excel, il existe de nombreuses fonctions qui vous permettent d'effectuer des calculs ou de trouver des informations. Vous pouvez insérer une fonction en cliquant sur l'icône Fx dans le ruban. Toutes les cellules qui contiennent une fonction commencent par le caractère =. Si vous connaissez le nom d'une fonction, vous pouvez y accéder directement en tapant cette première lettre suivie de son nom complet en lettres capitales dans n'importe quelle cellule.

Nommer un tableau sur Excel

Pour nommer un tableau : Sélectionnez la plage que vous voulez nommer (par exemple, B2 à E7). Cliquez ensuite dans le champ situé à gauche sous le ruban et tapez votre choix.

Lorsque vous nommez un tableau, vous pouvez l'utiliser comme n'importe quelle autre variable. Dans cet exemple, nous utilisons la fonction SUM pour additionner tous les éléments de notre tableau nommé Data

Lorsque vous cliquez sur l'onglet Formules du ruban, une liste de tous les noms disponibles apparaît.

Le copier coller des fonctions Excel

Lorsque vous copiez et collez des fonctions, Excel utilise quelques règles pour garantir que la logique de vos calculs reste saine.

La fonction SUM, comme indiqué dans la cellule D2 ci-dessous et mis en évidence par un cadre rouge, est la somme des valeurs de cette ligne. Copiez la formule pour obtenir sa valeur pour chaque rangée (la troisième se détache).

Créer une suite logique grâce au cliquer glisser

Au lieu de copier et coller, vous pouvez dupliquer les formules en mettant en surbrillance les cellules sources et en les faisant glisser vers un nouvel emplacement.

La petite croix vous permettra de copier et coller facilement une formule (ou une série de formules) à partir de la feuille de calcul. Certaines valeurs, comme les plages de cellules, seront remplacées automatiquement afin de garder la logique de vos fonctions intacte.

Vous pouvez également créer un ensemble séquentiel d'instructions en utilisant cette astuce, mais vous devez sélectionner plusieurs cellules pour que cela fonctionne.

Par exemple, si deux cellules adjacentes contiennent des dates qui sont consécutives (le 16 octobre et le 17 octobre par exemple),

Vous pouvez cliquer sur une cellule qui contient la date souhaitée, maintenir le bouton de la souris enfoncé et faire glisser pour sélectionner plusieurs cellules contenant des jours consécutifs.

Figer la ligne, la colonne ou la cellule dans une fonction Excel

Dans certains cas, vous pouvez souhaiter "geler" une ligne, une colonne ou une cellule dans une séquence de fonctions. Par exemple, pour toujours diviser par le même nombre (peu importe où il se trouve)

Pour ce faire, appuyez sur la touche F4 lorsque vous entrez votre formule dans une cellule. Par exemple, tapez =SOMME(D4, puis appuyez sur F4. Le début de votre fonction deviendra =SOMME($D$4.

Si vous ne voulez pas geler toute la grille, appuyez à nouveau sur F4.

Appliquer une mise en forme selon les données d’un tableau

Pour faciliter la visualisation des valeurs d'un tableau, vous pouvez appliquer une mise en forme conditionnelle. Dans l'onglet Accueil du ruban, allez dans Mise en forme conditionnelle et choisissez les règles que vous souhaitez appliquer (vous pouvez également afficher des icônes en fonction des données).

Modifier l’affichage d’une cellule selon le type de données

Excel vous permet de modifier la manière dont une cellule affiche ses données pour différents types d'informations. Vous pouvez, par exemple, faire apparaître une valeur textuelle en gras ou modifier le formatage des dates. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une cellule sélectionnée et sélectionnez "Formater les cellules" dans le menu contextuel.

Vous pouvez choisir d'afficher plus de chiffres après la virgule afin d'obtenir une meilleure approximation de pi. Pour ce faire, allez dans les paramètres et cliquez sur "Général". Sous "Nombre", vous pouvez modifier le nombre de chiffres qui apparaissent après la virgule - c'est très pratique !

Modifier la hauteur d’une ligne ou la largeur d’une colonne

Pour modifier la taille d'une ligne ou d'une colonne, il suffit de faire un clic droit sur son numéro (ou sa lettre) et de choisir "hauteur de ligne" ou "largeur de colonne".

Vous pouvez définir la largeur par défaut des colonnes en utilisant le bouton "Format" de l'onglet Accueil.

Insérer une ligne ou une colonne

Pour insérer une ligne ou une colonne, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le numéro de ligne/la lettre de la colonne.

Vous pouvez également utiliser le ruban pour insérer une ligne ou une colonne. Vous pouvez également supprimer des lignes et des colonnes de cette manière.

Gérer plusieurs feuilles Excel sur un classeur

Dans un document Excel, les onglets sont des feuilles et les classeurs sont les documents complets. Vous pouvez facilement ajouter de nouvelles feuilles en appuyant sur Ctrl+SHIFT++ (F11).

Pour rendre les noms de vos feuilles plus lisibles, donnez-leur des titres spécifiques. Vous pouvez également attribuer un code couleur à tous vos onglets pour pouvoir voir en un coup d'œil lequel est lié à quoi.

Toujours afficher la première ligne / la première colonne sur Excel

Dans Excel, vous pouvez geler les volets : cela vous permet de toujours afficher la première ligne ou colonne. Vous pouvez également choisir plusieurs lignes ou colonnes !

Pour ce faire, sélectionnez la première cellule non gelée - par exemple, B2 si vous souhaitez geler les lignes 1 et 2 et la colonne A. Dans l'onglet Affichage du ruban Excel, choisissez Geler les panneaux parmi ses nombreuses options.

Faire un calcul matriciel sur Excel (résultat sur plusieurs cellules)

Le résultat de certains calculs Excel ne peut pas être affiché dans une seule cellule ; c'est ce qu'on appelle un calcul matriciel. La fonction TRANSPOSE vous permet de transposer une matrice, c'est-à-dire de la retourner le long de sa diagonale principale.

Vous ne pouvez pas appuyer sur la touche ENTER pour valider la formule. Au lieu de cela, vous devez sélectionner la plage de sortie (votre feuille de calcul entière si vous voulez que tous vos résultats soient affichés dans une seule cellule), taper votre formule, puis appuyer sur CTRL+SHIFT+ENTER.

Ajouter des compléments à Microsoft Excel

Il est indéniable qu'Excel est un logiciel puissant. Mais si vous souhaitez réaliser certaines analyses statistiques, ses fonctions intégrées ne suffisent pas ! Dans ce cas, XLSTAT ou Analysis ToolPak peuvent vous aider.

Pour ajouter un module complémentaire à Excel, allez dans Fichier > Options. Cliquez ensuite sur Compléments et Gérer/Ajouter (selon le cas).