La loi de dématérialisation des données : Que faut-il savoir ?

Avant de nous attarder sur le contexte de la loi, je vous dis en quoi consiste la dématérialisation.

Laa dématérialisation consiste à produire un document au format numérique à partir d’un système d’information. Ainsi les factures sont établies par votre module facturation de votre ERP, vos bulletins de paie par votre logiciel SIRH, …

Qu’est-ce que c’est ? Quelles entreprises sont concernées ?

En 2015, l’article de loi 2015-990 du 6-8-2015 et l’article 222 de la loi Macron en 2017 rend obligatoire la dématérialisation des factures dans un format électronique pour les entreprises privées travaillant avec les entités publiques (Etat, collectivités territoriales, collectivités locales, …).

Entrée en vigueur : le 1 ^er janvier 2017, pour les grandes entreprises, en 2018, pour les entreprises de taille intermédiaire, en 2019 pour les petites et moyennes entreprises.

Depuis le 1 ^er janvier 2020, les TPE (très petites entreprises) sont également soumis à la loi de dématérialisation.

La loi de finances pour 2020 envisage cependant une extension de la facture électronique au secteur privé, entre les entreprises assujettis à la TVA.

Cette extension qui rendra la facturation électronique obligatoire pour toutes entreprises, pourrait débuter à compter du 1 ^er janvier 2023 au 1 ^er janvier 2025.

Que faut-il retenir des articles ?

L’objectif de ces articles de loi et de mieux lutter contre la fraude à la TVA mais également de simplifier sa collecte auprès des entreprises.

Une facture électronique doit remplir plusieurs conditions cumulables pour être valable :

• L’authenticité de son émetteur : la facture électronique doit garantir l'identité de celui qui émet la facture
• L’intégrité du contenu : elle ne doit pas pouvoir être modifiée
• La lisibilité du document : la facture doit être facilement lisible.

L’article 289 du CGI propose trois procédures pour assurer l’authenticité, l’intégrité ou la lisibilité de la numérisation du document

• Disposer d’une signature électronique : La signature électronique dispose des mêmes prérogatives et engage le consentement du signataire de la même façon que la signature manuscrite, sous réserve de « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache »,selon l’article 1367 du Code Civil.

• Mise en place d’une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison d’un bien ou service : Il s’agit d’un ensemble de contrôles (documentés et permanents) mis en place par les entreprises permettant d’établir le lien entre les factures émises et les livraisons de biens ou prestations de services qui sont facturées.
• Echanges de données informatisées : L’EDI est une technique qui remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA).

A savoir : Scanner une facture au format papier ne lui permet pas de devenir une facture électronique, puisqu’elle n’a pas été créée au moyen d’un outil numérique.

Quels prestataires choisir ?

Pour vous aider dans la dématérialisation des factures, le gouvernement a développé le portail Chorus Pro pour les entreprises travaillant avec les marchés publics.

Vous pouvez également choisir des progiciels de gestion incluant la dématérialisation des factures et pouvant également avoir accès au logiciel Chorus Pro.

Des solutions spécialisées sont également possibles avec les factures dématérialisées, les plateformes EDI/EAI, …

Bien qu'obligatoire, la facturation électronique présente de nombreux avantages :

• Zéro facture papier
• Réduction de l’empreinte carbone
• Gain de productivité et gain de temps
• Fiabilisation des données
• Economies sur les coûts de traitement
• Meilleure maîtrise des délais de paiement
• Archives plus simple et facile.