Dans quels cas utiliser Excel ou Access pour développer un outil de gestion en interne ?

Excel est un tableur, sa principale fonction est de faire rapidement des calculs ou des graphiques.

Access est une base de données, sa fonction est d'effectuer des filtres et des tris sur de grosses quantités d'informations. Access est un système de gestion de bases de données relationnelles. Le but est de créer des relations entre les données.

Pour trouver la solution qui vous correspond il faudra aborder les thèmes suivants :

1. Valider les compétences en interne

La plupart du temps vos collaborateurs ont des compétences sur Excel mais cela se fait plus rare sur Access. Si vous comptez développer un outil sur Access vous serez plus dépendant du collaborateur qui en est responsable et la pérennité de l’outil peut s’en trouver fragilisé. Il apparait donc que le choix sera impacté en fonction du degré d’autonomie souhaité sur votre futur outil.

2. Quantité d'informations à traiter

Access peut convenir jusqu’à 2 GB de données par fichiers. Et encore, vous pouvez scinder la base de données ou même lier des tables de différentes bases de données Access. C'est le premier critère de choix: la quantité d'information.

Excel peut être vite dépassé puisqu'il n'accepte que 65.536 lignes et 256 colonnes: suffisant pour une liste de clients, mais un peu faible pour le détail des ventes d'une année complète.

Pour déterminer quel programme convient le mieux au stockage de vos données, posez-vous la question suivante : les données sont-elles relationnelles ou non ? Si vous pouvez stocker vos données dans une seule table ou feuille de données, faites-le. Les données contenues sur une seule page ou feuille portent le nom de données à deux dimensions ou non relationnelles.

3. Partage des données, niveau d’accès et sécurité

L'application doit-elle être utilisable par plusieurs utilisateurs simultanés (en réseau)? Même si Excel inclut quelques fonctions de partage, Microsoft Access est nativement en version réseau, même si le nombre d'utilisateurs est limité.

Le dernier critère est lié à la sécurité. Le niveau d'accès d'Excel est lié à un seul mot de passe. Protéger les données d'Access est lié aux groupes de travail. Selon la session utilisateur, les accès sont limités ou non et paramétrables selon l'objet. Par exemple, un utilisateur peut créer une nouvelle commande mais ne peut pas créer un nouveau client.

4. Access ou Excel? Et si la réponse était un compromis entre les deux outils ?

Vous l’avez compris Access et Excel ont leurs avantages et leurs ... défauts. Choisir Excel facilite le travail journalier par sa simplicité d'utilisation. Access est plus performant, plus sécurisé, mais plus complexe à mettre en oeuvre, sans compter que les personnes ayant des connaissances correctes sur Access sont plus rares.

On fera plutôt le choix d’Access pour les opérations répétitives ainsi qu’en fonction de la quantité d'informations à traiter, de la sécurité et du partage des données souhaité. Le choix d'Excel se portera plus pour les applications nécessitant des formules complexes.

Comme vous le voyez, le choix entre Excel et Access est complexe. Certains font donc le choix d’exploiter les forces des deux outils en les faisant communiquer. Access exporte directement les tables et les requêtes au format Excel (entre autre). Il est même possible de lier une feuille Excel comme table dans Access. De même, vous pouvez directement insérer une table ou une requête Access comme feuille dans Excel.