Un directeur du patrimoine d'un bailleur social a fiabilisé ses données techniques et a désormais des DOE exploitables grâce à Keepéo

Bien gérer un parc immobilier de plus de 1000 logements à loyers modérés, c’est déjà un sport de haut niveau.
Pour Charles, directeur du patrimoine nouvellement arrivé au sein de l'équipe d'un bailleur social, un autre problème s’ajoutait : il héritait de bâtiments qui n'avaient pas d'héritage documentaire exploitable.

Chaque livraison de chantier se termine par un DOE.
Mais sur le terrain, c’était une coquille vide : documents non vérifiés, transmis “tels quels” par le maître d’œuvre.
Souvent en format papier, sur clé USB ou hébergé sur un serveur obscur.
Et surtout : aucun usage possible pour ses équipes.
Un DOE inutilisable, c’est un patrimoine aveugle

Chez le bailleur social pour lequel Charles travaille, trois services cohabitent :
La construction, en lien avec les maîtres d’œuvre.
L’exploitation, qui gère le quotidien et les urgences.
Le patrimoine, qui pense long terme, stratégie et valeur.
Aucun n’arrivait à s’appuyer sur le DOE transmis.

Les documents étaient là, mais jamais au bon format, ni au bon endroit.
Les plans n’étaient pas les bons.
Les équipements, mal identifiés.
Les données, non vérifiables.
Le document final n'est ni homogène, ni accessible.

Résultats : impossible d’intervenir correctement et impossible d’optimiser le parc.

Charles avait besoin d'avoir des DOE utiles.
Des DOE qui travaillent, comme ses équipes.

Un chantier, un test, un déclic

Et Charles connaît déjà l'outil qu'il lui faut : Keepéo.
C'est une plateforme de DOE en ligne, qui permet aux professionnels du bâtiment la production d'un dossier clair, fiable et exploitable.
Il l'utilisait déjà chez le bailleur social pour lequel il travaillait auparavant.

Il sait que sa direction connaît aussi cette solution, il ne lui reste qu'à la convaincre de passer à l'action.
Alors, il organise un rendez-vous avec l'équipe de Keepéo et l'équipe de direction.
À ce moment, Keepéo propose un test : utiliser la solution sur un projet en cours, dont la livraison prévue dans six mois.
Le timing est parfait.

Charles prend la main et remplit une simple fiche d’initialisation : CCTP, entreprises intervenantes, contacts.
Derrière, l'équipe de Keepéo s’occupe de tout :

• Collecte auprès des entreprises,
• Structuration selon les spécificités du chantier,
• Construction d’un DOE métier, pensé pour l’exploitation,
• Validation obligatoire auprès des services concernés,
• Remise du DOE final sur la plateforme.

Pendant ce temps, les équipes finalisent le chantier, sans la charge du DOE à gérer.

Plus qu'une GED, un applicatif métier

Contrairement à une GED classique, l'équipe qui met en place Keepéo ne se contente pas d’archiver.
Elle construit une base de données structurée, faite pour être utilisée ou exportée dans un autre outil de gestion du patrimoine.

L’outil intègre les corps d’état, les typologies d’usage (logement, commerce, ERP…), les spécificités métier.
Il propose un socle standard construit sur 50 corps d’état, avec leurs documents types et enrichi au cas par cas : photos d’avancement, exigences clients, documents spécifiques.
Chaque DOE est construit sur mesure à partir de cette base.

Six mois plus tard, le résultat du test parle de lui-même.
Le bâtiment test mêlait logements, commerces et une crèche en rez-de-chaussée.
Keepéo a structuré le DOE en conséquence et il est exploitable immédiatement.
L’exploitation gagne en réactivité.
Le patrimoine retrouve de la lisibilité.

La direction donne son "go" définitif et Charles passe à l’étape suivante :
Il signe un contrat cadre sur 3 ans, avec un volume d’opérations défini.
Chaque nouveau chantier est désormais pris en charge par l’équipe KEEPEO au travers de sa prestation de service.

Des bénéfices partout dans l’organisation

Six mois après le test, les effets sont visibles à tous les étages.

Côté exploitation :
Les techniciens et entreprises de maintenance savent exactement ce qu’ils vont trouver.
Fini les déplacements inutiles.
Les prestataires arrivent avec le bon matériel, dès la première visite.

Côté patrimoine :
Charles a une vision transverse de son parc.
Il peut identifier les équipements posés sur chaque bâtiment.
Et prendre des décisions stratégiques, comme négocier des contrats-cadres avec ses fournisseurs.

Côté sinistres :
Avant, il fallait 3 mois pour reconstituer un dossier pour l’assureur.
Avec Keepéo, ça prend 3 minutes.
Et c’est ce qui a convaincu la SMA BTP, premier assureur du secteur, de devenir actionnaire de la solution.

Aujourd’hui, Charles n’hérite plus d’un bâtiment avec un dossier oublié dans un coin.
Il reçoit un outil prêt à l’emploi, qui alimente à la fois l’exploitation du quotidien et la stratégie de demain.