Comment un responsable QHSE a mis fin à ses tableaux Excel dispersés grâce à AppQual ?

Un responsable qualité noyé sous les tableaux Excel

Karim est responsable QHSE dans une entreprise industrielle de taille intermédiaire, répartie sur plusieurs sites. Il s'occupe des audits, des non-conformités, des plans d'action, des réclamations clients.

Chacun de ces sujets a son propre fichier Excel : un pour les non-conformités, un pour les plans d'action, un autre pour les réclamations. Quand une non-conformité donne lieu à un plan d'action, Karim le note dans les deux fichiers séparément. Quand un responsable termine une action, il faut qu'il vienne le lui dire, sinon le tableau ne bouge pas.

Le jour où le temps perdu devient trop visible

Lors d'un audit, Karim cherche à vérifier qu'une non-conformité a bien été clôturée. Il ouvre le fichier des non-conformités, puis celui des actions, essaie de faire le lien entre les deux. Il finit par trouver, mais ça lui a pris vingt minutes pour une vérification qui aurait dû prendre trente secondes.

Ce jour-là, il fait le calcul avec son équipe : six personnes, neuf audits par semaine, quarante minutes de ressaisie à chaque fois. Additionné sur une semaine, ça représente plusieurs journées de travail parties dans la ressaisie et les relances.

Il en parle à sa direction. Le sujet n'avait jamais eu de budget dédié jusque-là. Cette fois, le chiffre suffit à ouvrir la discussion.

Une recherche sur Google, une rencontre avec des pairs

Karim tape "logiciel qualité" et "logiciel plan d'action" sur Google, comme la plupart des responsables QHSE qui se lancent dans cette recherche. Il regarde plusieurs outils, la plupart conçus par des éditeurs informatiques généralistes.

Il tombe sur AppQual, créé par Dominique, un ancien responsable qualité devenu consultant puis éditeur. Premier échange : on lui pose des questions sur son métier avant même de lui montrer l'écran. Une trentaine de minutes pour cadrer son besoin, avant toute démonstration.

Quand la démo arrive, Karim reconnaît ses propres non-conformités, ses propres plans d'action dans ce qu'on lui montre. Rien à voir avec les présentations génériques des autres outils qu'il avait comparés.

Un cadrage avant la démo, une mise en place sans friction

Le tarif est public, le même pour tout le monde, sans négociation. La mise en place passe par un forfait fixe qui couvre tout le paramétrage, quel que soit le temps que ça prend. Si un besoin apparaît plus tard, il est déjà inclus dans l'abonnement.

AppQual fonctionne en mode SaaS : la DSI de Karim n'a ni serveur à installer ni mise à jour à gérer, juste une connexion à valider.

Le déploiement associe les correspondants qualité des différents sites, pour qu'ils découvrent l'outil avant qu'il n'arrive chez eux. Une fois en place, chaque responsable d'action met lui-même à jour son suivi, directement dans AppQual, sans que Karim ait à le relancer.

Le système qualité devient un point d'appui

Six mois plus tard, les relances ont quasiment disparu. Une non-conformité et son plan d'action se suivent d'un même geste, sans ressaisie ni fichier à croiser. Les audits reprennent une durée normale.

Le temps regagné ne se traduit pas par un poste en moins, mais par autre chose à traiter : un dossier sécurité resté en attente, une mission que Karim n'avait jamais eu le temps d'ouvrir.

Au fil des mois, il découvre aussi des fonctionnalités qu'il n'avait pas demandées au départ : la gestion documentaire qualité, une matrice de compétences et d'habilitations pour son équipe. Elles étaient déjà comprises dans l'outil, ajoutées au fil des besoins d'autres clients avant lui. Karim ne coche plus des cases pour se mettre en conformité. Il s'appuie sur un outil qui continue d'évoluer avec son métier.

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