Tirez avantage de la gouvernance des données !

Alors que la transformation numérique de la société et du monde des affaires s'accélère, les données deviennent de plus en plus importantes et stratégiques. Et c'est plutôt une bonne nouvelle à nos yeux.

Les données sont au cœur du fonctionnement des entreprises - et elles peuvent être utilisées pour prendre des décisions plus intelligentes. Mais cela ne signifie pas qu'il soit toujours facile de comprendre les données ou de déterminer leur valeur. En fait, de nombreuses entreprises ont du mal à gérer leurs données afin de les utiliser efficacement.

Par exemple, la gouvernance des données est un nouveau concept qui peut vous aider à gérer vos données et à vous assurer qu'elles sont faciles à consulter et à stocker. Si vous ne disposez pas d'un bon système à cet égard, vous risquez de perdre certaines de vos informations les plus précieuses.

Qu'est ce que la gouvernance des données en entreprise ?

La gouvernance des données d'entreprise est le processus de gestion et de contrôle des données de votre entreprise. Elle vous aide à organiser, gérer et sécuriser les données de votre entreprise afin qu'elles soient accessibles aux employés qui en ont besoin pour leur travail.

Il est important pour les entreprises d'avoir une bonne gouvernance des données d'entreprise car :

• Elle les aide à stocker leurs données d'une manière qui a du sens pour les besoins de leur entreprise.
• Elle garantit que tous les employés qui ont besoin d'accéder à certains types de données y ont accès sans compromettre la sécurité du reste des informations de l'entreprise.
• Elle permet aux entreprises de continuer à utiliser leurs systèmes informatiques actuels sans avoir à se soucier de l'intégration de nouveaux systèmes.

Si la stratégie en matière de données concerne l'entreprise dans son ensemble, la gouvernance des données peut également être considérée comme un instrument permettant de garantir la cohérence des données partagées par différents départements et utilisées à des fins différentes.

Selon la politique de gouvernance des données, chaque acteur est tenu de savoir quelles données utiliser : elles doivent être conformes aux critères de qualité et de valeur. Il faut donc une documentation interne partagée

Gouvernance des données VS gestion des données

Lorsque nous parlons de gouvernance des données, nous devons clarifier certains concepts connexes, notamment la gestion des données. La gestion des données est un ensemble de processus qui aident les organisations à s'assurer que leurs données sont cohérentes et à jour. Elle diffère de la gouvernance des données, qui est un concept plus large, axé sur la manière dont les organisations utilisent leurs données.

La gouvernance des données se concentre sur les politiques et les procédures qui guident l'utilisation des données dans une organisation. Ces politiques et procédures garantissent que toutes les informations collectées par une organisation sont exactes, à jour et accessibles ; elles contribuent également à garantir que les informations confidentielles ou sensibles ne sont pas partagées avec des personnes non autorisées. La gouvernance des données aide les organisations à garder le contrôle de leurs informations afin qu'elles puissent prendre des décisions intelligentes sur la base de celles-ci.

Pourquoi mettre en place une gouvernance des données ?

Améliorer la qualité des données

Si vous avez déjà participé à une réunion où vous avez l'impression que tout le monde essaie de parler par-dessus l'autre, ou que vous vous efforcez de déterminer qui est responsable de quoi, ou encore que vous n'arrivez pas à obtenir une réponse claire de qui que ce soit... alors vous comprenez pourquoi la gouvernance des données est importante.

Avec la gouvernance des données, tout le monde a accès aux mêmes informations et a une compréhension commune des données qui circulent dans l'organisation. Cela signifie que tout le monde sait :

• Ce qui est disponible
• D'où elles proviennent
• Ce qu'elles signifient
• Qui peut les utiliser
• Comment ils peuvent l'utiliser

Accroitre les performances de l’entreprise

La gouvernance des données permet de s'assurer que vous tirez le meilleur parti de vos investissements dans les systèmes de technologies de l'information (TI) en leur permettant de travailler ensemble mieux et plus efficacement.

Il est important de disposer d'une base solide avant de commencer à collecter davantage de données provenant de sources multiples et de les intégrer dans vos processus métier.

Exemple : obtenir une information fiable sur les préférences et comportements d’achat de votre clientèle.

Grâce à une bonne gouvernance des données, vous êtes en mesure d’utiliser ces informations à bon escient pour optimiser vos résultats et la satisfaction de votre clientèle.

S'assurer que les données collectées sont bien conformes

De nos jours, les entreprises sont confrontées à un nombre croissant de réglementations. Celles-ci proviennent de sources diverses et sont souvent amenées à évoluer ! On pense, par exemple, au fameux RGPD.

La complexité de ces réglementations est telle qu'il n'est pas possible pour chaque employé d'en avoir une connaissance approfondie. Cela peut conduire à des erreurs lors de la gestion des données qui peuvent potentiellement être très coûteuses pour votre entreprise.

La solution ? La gouvernance des données ! Un programme de gouvernance des données permet de s'assurer que toutes les politiques en matière de données sont définies et communiquées dans l'ensemble de l'entreprise afin que chacun en ait connaissance. Il vous permet également de suivre facilement les modifications apportées ou les nouvelles procédures mises en œuvre.

C'est souvent ces réglementations un peu complexes qui amènent les entreprises à adopter la gouvernance des données.

Sécuriser la DATA

La gouvernance des données est un ensemble de processus qui garantit l'intégrité, la sécurité et la traçabilité des données de votre entreprise. Il s'agit d'un élément essentiel de la stratégie de gestion de l'information de toute entreprise : si vous ne maîtrisez pas vos données, vous aurez rapidement des problèmes.

Optimiser la trésorerie

• meilleure utilisation de la donnée
• baisse du risque judiciaire e cas de non conformité des données
• stratégie commerciale plus efficace grâce à une stratégie basée sur des données de qualité
• rapport financier plus précis et plus intéressant

Comment mettre en place une gouvernance des données ?

Déterminez le cadre du projet

Lorsqu'il s'agit de gouvernance des données, la première étape consiste à déterminer le cadre et l'objectif de votre projet. Voici comment poser les bases de votre projet:

• Faites le tour de ce qui existe déjà chez vous
• Définissez vos aspirations, l'objectif à atteindre grâce à la mise en place du projet
• Listez les étapes à franchir afin d'atteindre votre objectif fixé plus tôt.

Établissez votre stratégie

• Comment souhaitez-vous construire votre Data Gouvernance ?
• Quelles règle souhaitez-vous déployer ?
• Qui va être responsable de quoi et à quel niveau ?
• De quel niveau de qualité de la data avez-vous besoin pour atteindre vos objectifs ?
• Que faut-il mettre en place pour assurer la sécurité de vos données ?
• Comment votre programme de gouvernance des donnés pourra évoluer par la suite ?

Pour une meilleure compréhension de l’ensemble de votre équipe, on vous conseil de jouer la totale transparence en établissant une charte de gouvernance des données qui répondra clairement aux 6 points que l'on vient d'évoquer plus haut.

Précisez les rôles de chacun

Définir les rôles de chacun dans ce type de projet est très important. Il faut sélectionner les bons responsables et rendre perceptible pour chaque collaborateur, l'impacte qu'aura le nouveau processus.

Il y a pas mal de postes clés dans la data gouvernance, en voici quelques uns:

• Chief Data Officer : Il est le garant, pour ainsi dire, la personne responsable du succès de la gestion des données et des politiques établies. Il supervise la mise en œuvre et l'adoption et identifie les domaines à améliore
• Propriétaires de données : ces « propriétaires de données » sont responsables de la prise de décision à petite échelle. Par exemple, certaines structures sont définies par l'entreprise (informations clients, informations salariés, etc.).
• Data stewards : les data stewards opèrent à un niveau beaucoup plus exécutif et opérationnel. En bref, ces acteurs veillent à ce que vos politiques de gouvernance des données soient correctement appliquées dans vos activités quotidiennes.
• Data Quality Manager : comme son nom l'indique, il se concentre sur la qualité des données et aide les gestionnaires de données à respecter toutes les normes de qualité.

Parce que les données représentent la vision globale d'une entreprise, de nombreuses personnes sont impliquées dans ce projet, notamment des analystes de données et des responsables de la conformité/qualité. Il vous appartient de déterminer le niveau de responsabilité de chacun au sein de l'équipe.

Déployez votre politique de gouvernance des données

Vous avez tout préparé ! Il est temps de lancer votre nouveau processus de gouvernance des données !

On y va pas comme un bourrin ! On priorise les actions !

Prenez le temps de comprendre ou la mise en place du nouveau processus sera la plus urgente. En général, on vous conseille de prioriser tout ce qui sera lié à la sécurité et la mise en conformité des données.

Petit conseil: N'hésitez pas à mettre en place régulièrement une réunion des responsables de la data dans votre entreprise (sorte de comité de la gouvernance des données) pour:

• Faire un point régulier sur l'avancement du projet
• régler les problèmes qui peuvent etre rencontrés
• prendre des décisions en ayant les points de vue de chacun pour vous aide

Communiquez !

Vous le savez, dès qu'on change un processus d'entreprise, on se heurte à ce qu'on appel "la résistance au changement", c'est humain et on rencontre ce phénomène à n’importe quel niveau de l'entreprise.

Il est donc essentiel que vous communiquiez un maximum avec tous vos collaborateur sur le déploiement de la gouvernance des données. L'objectif c'est que chacun puisse percevoir les enjeux et les avantages que vont représenter le nouveau processus.

On vous conseil de mettre en place des formations pour sensibiliser au maximum vos équipes à la culture de la data.

Amélioration en continue

Comme pour tous les projets interne, il faut toujours garder en tête la logique d'amélioration continue. Surtout que quand on parle de données, rien n'est jamais statique ! Tout bouge tout le temps ! Une réglementation qui change, des changements dans les habitudes de consommation de vos clients... Vus devez toujours chercher à améliorer les normes que vous aurez établie dans votre projet de gouvernance des données.

Vous devrez donc rester vigilant sur vos données et toujours mesurer vos performances pour garder un haut niveau d’exigence et respecter les règles établies. Gardez toujours en tête les objectifs posés au début de votre processus.

Quels outils pourront vous permettre de mettre en lace la gouvernance des données ?

Aujourd'hui, de nombreuses organisations migrent tout ou partie de leurs données vers le cloud. Ce modèle nécessite une gestion détaillée des données non seulement pour mieux gérer la migration, mais aussi pour assurer la qualité et la sécurité de la migration.

Quel logiciel dois-je utiliser dans ce contexte ?

De nombreux outils sont à votre disposition. Certaines structures optent pour des solutions de gouvernance des données à 360°, telles que des bases de connaissances qui aident les équipes à mieux naviguer dans la cartographie des données. Cependant, d'autres types de logiciels peuvent aider le processus de plusieurs manières, telles que la collecte et l'analyse de données, la garantie de la conformité au RGPD et même la sécurisation du partage de données en interne et avec les parties prenantes de l'entreprise.

Quelques exemples :

Logiciel de partage de fichiers pour assurer la sécurité des données

Une fois les données critiques (données de santé, données personnelles, projets à forte valeur ajoutée) identifiées, se pose la question de leur partage au sein de l'écosystème d'une organisation. Des logiciels comme LockTransfer aident à relever ce défi en permettant aux employés de sécuriser facilement l'échange de données sensibles.

Les données sont cryptées et partagées en deux clics. Cet outil offre un haut niveau de traçabilité et de contrôle sur "qui a accès à quoi".

Grâce aux extensions d'Outlook et d'Office365, LockTransfer limite également les pratiques du Shadow IT (WeTransfer) lors du partage de données sensibles. Enfin, l'option Dropbox permet de créer un espace sécurisé de partage de fichiers avec des prestataires tiers.

Un logiciel de business intelligence qui favorise le bon usage des données

Avec MyReport, les départements peuvent accéder facilement aux données qualitatives pour les utiliser de manière optimale et améliorer la stratégie. En intégrant des capacités de gestion de données, d'analyse de données et de visualisation de données, cette solution centralise toutes les données de l'entreprise provenant de diverses sources (ERP, CRM, etc.) dans un même espace, les intègre et permet de les restaurer en quelques clics à l'aide du tableau de bord. . Simplifiez votre analyse.

La gouvernance des données résumée en quelques lignes:

Face aux enjeux croissants autour des données, les procédures de gouvernance des données facilitent le bon traitement de ces données. La clé est d'améliorer la qualité des données, d'améliorer les performances, d'assurer la sécurité et de se conformer aux réglementations.

Pour atteindre cette vision centrée sur les données, les organisations doivent mettre en place des processus solides pour formaliser les objectifs, les normes et les règles à suivre, ainsi que les rôles et responsabilités de chacun. Tous sont des moteurs d'amélioration continue.

Pour réussir, pensez à utiliser une bonne communication (vous avez besoin du soutien de tous vos collaborateurs !) et un logiciel dédié.