Les logiciels de GED : Que font-ils et lequel choisir ?

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Dans ce nouvel article, je vous propose que nous nous attardions sur le sujet des logiciels de GED ou autrement dit de Gestion Electronique des Documents. Ces outils ne sont pas forcément connus de tous et leurs fonctionnalités ne sont pas toujours claires pour tout le monde !

 

Acteurs essentiels de la numérisation du paysage professionnel

Les logiciels de GED, bien qu’étant parfois inconnu (ou mal connu), sont des acteurs principaux du passage au numérique. Effectivement, d’ici 2020, toutes les factures adressées vers l’Etat devront être dématérialisées à la suite de la loi Macron, active depuis le 1er Janvier 2017. C’est pourquoi l’acquisition de ces progiciels sont un sujet dans beaucoup d’entreprises…

 

Les logiciels de GED, qu’est-ce que c’est ?..

Dire que ces outils sont essentiels c’est bien, mais que font-ils réellement ? Il faut les voir comme la traditionnelle armoire à dossiers, mais sur votre ordinateur ! Ces logiciels vous permettent donc de :

  • Numériser et capturer vos documents, actuellement sous format papier ou provenant d’autres sources numériques pour les dématérialiser et/ou les centraliser dans un format unique.
  • Analyser et indexer le contenu des fichiers créés ou numérisés pour y identifier les mots et les éléments présents.
  • Classer les différents documents dans des catégories et sous catégories pour y avoir un accès rapide.
  • Retrouver ces documents via des moteurs de recherche performants.
  • Retracer l’historique des documents, c’est-à-dire les envois et modifications relatifs à ceux-ci, en pouvant parfois avoir accès aux différentes versions.
  • Créer des workflows qui permettent aux différentes parties prenantes d’une affaire de valider ou non les documents.
  • Gérer la diffusion des fichiers en rendant certains d’entre eux uniquement consultables par des employés clairement identifiés.
  • Archiver les documents dont nous n’avez plus d’utilité, tout en pouvant y avoir accès en cas de besoin.
  • Eventuellement de dématérialiser les signatures.

 

... Et à quoi ça sert ?

Maintenant, vous allez sûrement me demander quel est leur objectif et donc quels sont leurs avantages ? Et je vous répondrai qu’ils sont multiples. Vous permettre d’archiver un grand nombre de documents, pouvoir les retrouver aisément, réduire la consommation de papier, accélérer les échanges documentaires… Bref vous aurez compris, l’objectif est de gagner du temps et de l’argent, mais aussi d’épargner autant que possible nos amis les arbres !

 

5 logiciels de GED qui pourraient vous intéresser

Désormais, comme nous avons coutume de faire, attardons-nous sur 5 logiciels que nous avons jugé utile de relever :

 

Comme le présente le tableau comparatif ci-dessous, ces 5 logiciels de GED ont sensiblement les mêmes fonctionnalités.

 

Solutions

Alfresco

Open Bee

Zeendoc

M-Files

eXo Platform

Numérisation et capture

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Analyse et indexation

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Classement

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Moteur de recherche

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Gestion des version

Non

Oui

Oui

Oui

Oui

Workflow

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Gestion de la diffusion

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Archivage

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

Signature électronique

Non

Non

Oui

Oui

Non

Accessibilité mobile

Oui

Oui

Oui

Oui

Oui

 

Leur différence va donc surtout résider dans leur ergonomie, dans la qualité de leur indexation et de leur moteur de recherche, ou encore dans leur facilité d'utilisation et leur souplesse de personnalisation... Sans oublier le prix !

 

Alors si cet article vous a conforté dans l'idée que votre entreprise nécessite un logiciel de Gestion Electronique des Documents et que vous souhaitez avoir de plus amples informations sur l'offre existante, n'hésitez pas à nous contacter :

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Article rédigé par Kevin B. le 18/03/2019

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